Meten → markeren → opruimen
Wij meten het daadwerkelijke gebruik.
Een koppeling met de systemen die jouw licenties uitgeven. Daarna elke maand het werkelijke gebruik, per licentie en per medewerker. Geen steekproef, geen benchmark van iemand anders.
Drie dingen, in deze volgorde.
Gebruik meten
Per licentie, per medewerker, maanden achtereen. Inloggen is geen gebruik: we kijken naar wat er werkelijk gebeurt.
Inactief markeren
Wie uit dienst is, wie langdurig thuiszit, wie nooit heeft ingelogd. Elke regel is terug te voeren op een naam en een datum.
Eruit halen
Wat je kunt opzeggen, wat het oplevert en wanneer het contract dat toelaat. Jij tekent, wij leveren de onderbouwing.
Vier van deze zes regels zijn inactief.
| Softwarelicentie | Toegewezen aan | Laatst actief | Per jaar | Status |
|---|---|---|---|---|
| Microsoft 365 E3 | s.bakker | vandaag | € 456 | in gebruik |
| AutoCAD LT | j.dekker | 11 maanden | € 780 | inactief |
| Bluebeam Revu | t.jansen | gisteren | € 340 | in gebruik |
| Microsoft 365 E5 | m.vermeer | 4 maanden | € 672 | inactief |
| Adobe Acrobat Pro | uit dienst 14 mrt | nooit | € 215 | inactief |
| Salesforce Sales Cloud | langdurig verlof | 5 maanden | € 1.980 | inactief |
Je hebt er nauwelijks werk aan.
Aansluiten gaat automatisch
Een koppeling met de systemen die jouw licenties uitgeven. Wij halen alleen op wat nodig is om gebruik te meten.
Wij meten, maanden achtereen
Werkelijk gebruik per licentie en per medewerker. Geen steekproef, geen aanname, geen benchmark van iemand anders.
Je ziet maandelijks wat er uit kan
Wat inactief is, wat je kunt opzeggen en wat dat oplevert.
En daarna elke maand opnieuw
Eén keer opruimen kun je zelf. Het effect is weg zodra er mensen bijkomen of vertrekken. Wij blijven meten.
Belangrijk. Er komt niets in je IT-landschap te staan.
Drie momenten waarop dit geld kost.
Je leverancier verhoogt zijn prijzen
Straks betaal je meer voor precies hetzelfde. Voordat je die verhoging accepteert: weet je hoeveel van die licenties je gebruikt?
Er komt een verlenging aan
Teken je voor het aantal dat je nodig hebt, of voor het aantal dat je vorig jaar ook had? Bij een verlenging gaat de besparing direct in.
De marge staat onder druk
Er is een kostenpost die je kunt verlagen zonder dat iemand het merkt, omdat er niemand mee werkt.
Geen discussie meer over aannames.
Ik wist dat er iets niet klopte. Nu weet ik hoeveel, en van wie.
De verlenging ging in met 90 licenties minder. Niemand heeft het gemerkt.
Het kostte ons een halve dag. De rest deden zij.
naar verwachting inactief per jaar, bij 400 mensen in het team.
Elk jaar opnieuw. Eén keer opruimen houdt geen stand: zodra er mensen bijkomen of vertrekken, loopt het weer op. Wij blijven meten, dus de besparing blijft staan.
Zo rekenen we afWat klanten vooraf vragen.
Wat telt als gebruik van een licentie?
Echt werk in de applicatie, geen inlog. Een account dat openstaat of één keer per kwartaal een bericht ontvangt, is voor de leverancier "actief" maar voor jou een kostenpost. Wij kijken per platform naar de handelingen die bij het werk horen, over meerdere maanden.
Welke gegevens hebben jullie nodig?
Alleen gebruiksgegevens: wie welke licentie heeft en wanneer die voor het laatst werkelijk is gebruikt. Geen inhoud van documenten of mail. Wij krijgen alleen leesrechten, we sluiten vooraf een verwerkersovereenkomst en je kunt de koppeling op elk moment intrekken.
Hoe lang meten jullie voordat iets inactief heet?
Wij noemen niets inactief op basis van één momentopname. De meetperiode loopt over meerdere maanden, zodat vakanties, projecten en seizoenswerk niet als leegstand worden aangezien. Het eerste rapport ligt er binnen zes weken; de lijst wordt daarna elke maand bijgewerkt.
Wie beslist wat er wordt opgezegd?
Jij. Wij leveren per regel de onderbouwing: naam, licentie, laatste gebruik, kosten en wanneer het contract opzeggen toelaat. Jij bepaalt wat eruit gaat en tekent. Wij verdienen pas iets als de licentie ook werkelijk is opgezegd.