Wat je moet weten voordat je een verlenging tekent.

Je leverancier weet precies hoeveel licenties je vorig jaar had. Jij weet hoeveel er gebruikt worden, als je gemeten hebt. Dat verschil bepaalt hoe het gesprek verloopt.

Dit artikel gaat over de drie maanden vóór de handtekening: wat je moet weten, wat je moet meten en wat je moet meenemen. Het geldt voor elke leverancier die per gebruiker rekent, van Microsoft en Autodesk tot Salesforce.

Waarom is een verlenging geen formaliteit?

Omdat het het enige moment is waarop je zonder boete licenties kunt laten vallen. Tijdens de looptijd zit je vast aan het aantal, hoeveel licenties er ook leegstaan. Bij de verlenging teken je voor een nieuwe termijn, en dus voor een nieuw aantal. Wie dan geen cijfers heeft, tekent voor het aantal van vorig jaar, met een paar licenties erbij voor de zekerheid.

Die zekerheid is begrijpelijk. Niemand wil de collega zijn die iemand zonder licentie zet. Maar de zekerheid staat elk jaar opnieuw op de factuur, en de leverancier gaat je er niet op wijzen. Zijn verlengvoorstel is standaard het huidige aantal, tegen de nieuwe prijs.

Welke opzegtermijn geldt voor een zakelijk softwarecontract?

De termijn die in het contract en de algemene voorwaarden staat. Voor bedrijven is er geen wettelijke bescherming tegen stilzwijgende verlenging: de Wet Van Dam geldt alleen voor consumenten. Het Ondernemersplein van de Rijksoverheid vat het zo samen: voor contracten tussen bedrijven gelden “in de meeste gevallen de algemene regels voor overeenkomsten uit boek 6 en boek 7 van het Burgerlijk Wetboek”, en daarbinnen mag een leverancier stilzwijgende verlenging gewoon afspreken (Ondernemersplein (opent in een nieuw tabblad)).

Jurist Arnoud Engelfriet zegt het op Ius Mentis nog korter: “Bedrijven vallen hier niet onder en zijn dus gebonden aan de gewone regels uit de algemene voorwaarden van de leverancier” (Ius Mentis (opent in een nieuw tabblad)).

In de praktijk betekent dat: zoek per contract drie dingen op en zet ze in één overzicht.

• De einddatum van de huidige termijn.
• De opzegtermijn, meestal 30, 60 of 90 dagen vóór die einddatum.
• Wat er gebeurt als je niets doet: verlenging met een jaar of met drie jaar, of omzetting naar een maandelijkse termijn.

Een verlaging die één dag na de opzegtermijn binnenkomt, gaat pas een jaar later in. Dat is de duurste kalenderfout die je kunt maken.

Wanneer kun je bij Microsoft verlagen?

Bij een abonnement via een partner (het New Commerce Experience, kortweg NCE) ligt de periode om te verlagen na de verlenging, niet ervoor. Een jaarabonnement kun je na aankoop of verlenging alleen binnen zeven kalenderdagen opzeggen of verlagen, met terugbetaling naar rato. Microsoft schrijft letterlijk: “If a partner wishes to reduce or change the number of licenses of the purchased subscription, the change must be made within the seven-day window” (Microsoft Learn, Engels (opent in een nieuw tabblad)). Daarna zit je een jaar vast en kun je pas bij de volgende verlenging weer verlagen.

Bij een Enterprise Agreement werkt het anders: het aantal ligt vast voor drie jaar en je geeft groei jaarlijks door bij de true-up. Verlagen kan alleen bij de vernieuwing van de hele overeenkomst (Microsoft Licensing, Engels (opent in een nieuw tabblad)). Bij een EA is de voorbereiding dus geen kwestie van maanden, maar van het jaar vóór de vernieuwing.

Wanneer begin je met meten?

Drie maanden vóór de opzegtermijn, niet vóór de einddatum. Niet omdat meten lang duurt, maar omdat je een periode nodig hebt die de leverancier of je eigen collega’s niet kunnen afdoen als uitzondering: een vakantiemaand, een project dat net afliep, een reorganisatie.

De meeste platformen hebben het rapport al klaarstaan. In het Microsoft 365-beheercentrum staat onder Rapporten > Gebruik het rapport Actieve gebruikers, met per dienst de laatste activiteitsdatum en een keuze voor 30, 90 of 180 dagen (Microsoft Learn, Engels (opent in een nieuw tabblad)). In Autodesk Account staat onder Reporting > Seat Usage per gebruiker hoeveel dagen per maand een product is geopend (Autodesk, Engels (opent in een nieuw tabblad)). Exporteer die rapporten aan het begin en aan het eind van de meetperiode en leg ze naast de lijst met toegewezen licenties.

Let op wat “actief” in die rapporten betekent. Bij Microsoft telt elke bewuste handeling, ook één gelezen mail. Een rapport dat iedereen actief noemt, zegt dus nog niets over wie de dure laag van de bundel nodig heeft. Daarvoor moet je per app kijken, en over meerdere maanden.

Wat neem je mee naar de onderhandeling?

Vier dingen, en niets meer.

• Gebruik per licentie en per medewerker, over minimaal drie maanden.
• Een lijst met namen en datums, zodat je elke regel kunt controleren.
• Het bedrag dat aan inactieve licenties hangt, per jaar.
• De opzegtermijnen, zodat je weet wat er nu al af kan en wat pas volgend jaar.

Met die vier dingen gaat het gesprek niet meer over hoeveel je nodig denkt te hebben, maar over wat je gebruikt. Dat is een ander gesprek. De leverancier kan een schatting bestrijden; een lijst met namen en datums niet. Dezelfde lijst is ook je verdediging als de leverancier zelf komt tellen, zie Wat is een licentieaudit.

Hoe ziet het rekenvoorbeeld eruit?

Neem een organisatie van 250 mensen met Microsoft 365 E3 voor iedereen. De Nederlandse lijstprijs is € 37,78 per gebruiker per maand bij een jaarabonnement, exclusief btw (Microsoft, prijzen Microsoft 365 Enterprise (opent in een nieuw tabblad)). Dat is afgerond € 113.000 per jaar. De meting over drie maanden laat zien dat 28 accounts geen enkele activiteit hebben: 14 mensen uit dienst van wie de licentie nooit is verwijderd, 6 langdurig afwezig, 8 service- en testaccounts met een volledige licentie.

Dat is 28 × € 37,78 × 12, bijna € 12.700 per jaar. Niet spectaculair. Maar het is de makkelijkste € 12.700 die je dit jaar gaat vinden, want er zit niemand achter die het merkt. En dan heb je nog niet naar de laag gekeken: wie van de overige 222 gebruikt de functies die de meerprijs van E3 boven Business Standard rechtvaardigen?

Bij de verlenging teken je dan voor 222 in plaats van 250, en met het rapport in de hand vraag je de accountmanager wat hij doet met de prijsverhoging van dit jaar. Minder licenties tegenover een hogere prijs per licentie is een gesprek dat hij vaker heeft gevoerd dan jij; met cijfers is het een eerlijk gesprek.

Wat als je nu al te laat bent?

Dan teken je voor het huidige aantal en zet je de datum van de volgende verlenging vandaag in de agenda, met de opzegtermijn en de meetperiode ervoor. Vraag daarnaast of een deel van de licenties naar een maandelijkse termijn kan. Dat is per licentie duurder, maar dan heb je een jaar om te meten zonder opnieuw twaalf maanden vast te zitten.

Eén keer meten is genoeg voor één verlenging. Voor de volgende moet je opnieuw kijken, want de lijst loopt weer vol zodra er iemand bijkomt of vertrekt. Wij meten dat maandelijks voor organisaties die dat niet zelf willen bijhouden, en rekenen af over wat er werkelijk is opgezegd.