Van een dubbele E5-laag naar wat nodig was
Zware licenties op mensen die alleen mail en agenda gebruiken.
€ 91.000 per jaar stond op collega's die er niet meer werken.
Uit dienst gaan en licenties opzeggen waren twee processen die niets van elkaar wisten. Twaalf maanden meten maakte dat pijnlijk zichtbaar.
1.240licenties in beheer
214zonder werkelijk gebruik
€ 91.000per jaar opgezegd
½ dagintern werk
De situatie
Vier vestigingen, drie leveranciers en een licentieadministratie in een spreadsheet die niemand durfde op te schonen. Bij elke verlenging werd het aantal van vorig jaar overgenomen, met een paar licenties erbij voor de zekerheid.
Wat we vonden
214 licenties zonder werkelijk gebruik. Bijna de helft stond op mensen die uit dienst waren, de rest op zware pakketten bij collega’s die alleen mail en agenda openden.
Wat eruit ging
In twee rondes: eerst de vertrokken medewerkers, daarna de zware pakketten bij de eerstvolgende verlenging. Niemand hoefde iets terug te draaien.
We dachten dat we het goed op orde hadden.
Meer verhalen
90 licenties minder bij de verlenging
Drie maanden meten voor de onderhandeling. De besparing zat direct in het nieuwe contract.