E5 voor iedereen, en waarom dat zelden klopt

Microsoft 365 E5 kost op de Nederlandse prijslijst € 58,13 per gebruiker per maand, E3 € 37,78. Het verschil, € 20,35 per maand, koop je voor beveiliging, compliance, analyse en telefonie. Bij de meeste organisaties gebruikt een klein deel van de medewerkers die laag. De rest betaalt ervoor.

Dit artikel gaat niet over de vraag of E5 goed is. Het gaat over wie E5 gebruikt en wat je met dat antwoord doet bij de eerstvolgende verlenging.

Wat krijg je met E5 dat je met E3 niet hebt?

Vier dingen: zwaardere beveiliging, zwaardere compliance, Power BI Pro en Teams Phone. E3 bevat de kantoorapps, mail, Teams, Intune en Entra ID P1. E5 legt daar het volledige Defender-pakket, Entra ID P2, de premium-laag van Purview, Power BI Pro en Teams Phone Standard bovenop. Alles daarin is ontworpen voor een specifiek team.

De onderdelen die het prijsverschil verklaren:

• Microsoft Entra ID P2: Identity Protection (risicogestuurd aanmelden), Privileged Identity Management voor beheerdersrollen, toegangsbeoordelingen.
• Microsoft Defender for Endpoint Plan 2: detectie en respons op werkplekken, kwetsbaarhedenbeheer, geautomatiseerd onderzoek.
• Microsoft Defender for Office 365 Plan 2: Threat Explorer, aanvalssimulaties, geautomatiseerd onderzoek van mail. Plan 1, met Safe Links en Safe Attachments, zit sinds juli 2026 ook in E3.
• Microsoft Defender for Cloud Apps en Defender for Identity.
• Microsoft Purview premium: eDiscovery met review sets en analyse, Insider Risk Management, uitgebreide auditing.
• Power BI Pro en Teams Phone Standard. Bij Teams Phone hoort geen belbundel; die koop je apart.

Wie met E5 werkt, herkent dat de helft van deze lijst nooit op het scherm van een gewone medewerker komt. Het is beheerders-, analisten- en juristengereedschap.

Welke rollen gebruiken de E5-functies werkelijk?

Het securityteam, beheerders met bevoorrechte rollen, legal en compliance, wie rapporten bouwt in Power BI en wie een vast telefoonnummer in Teams heeft. Dat zijn bij een organisatie van 300 mensen zelden meer dan zeventig personen, en vaak minder. Voor iedereen daarbuiten is E5 dezelfde Outlook als E3.

Er is één nuance die de discussie eerlijk houdt. Een deel van de beveiligingsfuncties werkt per beschermde gebruiker, niet per beheerder die ermee werkt. Wil je risicogestuurd aanmelden voor iedereen en Defender for Endpoint Plan 2 op elke laptop, dan heeft iedereen een licentie nodig die dat dekt. Dat is een bewuste keuze van het securityteam, en die mag geld kosten.

Het probleem is dat die keuze vaak nooit gemaakt is. E5 kwam mee in een onderhandeling, of “voor de zekerheid”, en daarna keek niemand of de functies aanstonden. Als de risicobeleidsregels in Entra uitstaan en Defender for Endpoint op 60 van de 480 apparaten is uitgerold, beschermt E5 voor iedereen niemand. Dan betaal je het volledige bedrag voor een fractie van de laag.

Dus twee vragen, in deze volgorde: staan de E5-functies aan voor de hele organisatie, en zo nee, wie gebruikt ze dan wel?

Waarom is juli 2026 het moment om dit opnieuw te bekijken?

Omdat Microsoft per juli 2026 de prijzen heeft verhoogd, en die verhoging bij een jaarabonnement pas bij jouw eerstvolgende verlenging op de factuur komt. Dat is ook het enige moment waarop je licenties kunt afbouwen of van bundel wisselen. Twee redenen om dezelfde datum te pakken.

De verhoging zelf: Microsoft 365 E3 is 8,3 procent duurder geworden en E5 5,3 procent, in dollars; de Amerikaanse lijstprijs ging van 36 naar 39 dollar en van 57 naar 60 dollar. Microsoft heeft Defender for Office 365 Plan 1 aan E3 toegevoegd en Security Copilot aangekondigd voor E5. Nederlandse partners hebben de percentages vertaald naar de eurolijst en waarschuwen dat de europrijzen kunnen afwijken.

Onder de New Commerce-regels kun je bij een jaarabonnement alleen in de eerste zeven dagen na de verlenging het aantal of de bundel aanpassen. Dus: zorg dat je drie maanden voor de verlengdatum weet wie E5 nodig heeft, leg de verdeling over E3 en E5 vast en laat de partner die bij de verlenging zo inregelen. Wie het na de zeven dagen bedenkt, betaalt een jaar langer het volle bedrag.

Wat zie je niet in de rapporten van Microsoft?

De rapporten in de beheerportalen tonen of een functie ooit is gebruikt, niet of de persoon die nodig heeft, en niet wat dezelfde persoon in andere pakketten doet. Een beheerder die één keer in Threat Explorer keek, telt als gebruiker. Een jurist die nooit een review set opende maar er volgende maand een nodig heeft, telt niet. De cijfers zijn een startpunt voor een gesprek, geen vonnis.

Wat de portalen verder niet laten zien:

• Bescherming is geen gebruik. Defender for Endpoint kan op een laptop staan zonder dat de eigenaar het weet. Of dat een E5-licentie waard is, is een risicoafweging van het securityteam, geen uitkomst van een rapport.
• Namen in de Microsoft 365-gebruiksrapporten zijn standaard verborgen; voor de auditlog heb je een aparte rol nodig. Regel dat voordat je begint, anders tel je gehashte namen.
• Het Teams Phone-rapport toont wie belde, niet wie een nummer heeft en nooit belt. Die tweede groep vind je alleen door de nummerlijst ernaast te leggen.
• Geen enkel Microsoft-rapport laat zien dat dezelfde persoon ook Adobe, Autodesk of Salesforce heeft, en daar al maanden niets doet.

Dat laatste is het beeld dat een beheerportaal niet geeft: per medewerker, alle licenties naast elkaar, over maanden. Dat is wat wij bij License Lean meten, met alleen leesrechten op de portalen die je al hebt.

Waar begin je?

Met de verlengdatum van je Microsoft-abonnement. Drie maanden daarvoor wil je weten wie een E5-functie gebruikt. Dan kun je de verdeling voorleggen aan het securityteam en je partner om een prijs vragen voor E5 waar dat nodig is en E3 voor de rest, in plaats van voor het huidige aantal.

Bij een bouwbedrijf van 480 mensen met E5 voor iedereen bleken mail en agenda het enige wat de meesten openden. Daar was het antwoord niet “E3 voor iedereen”, maar E5 voor wie de laag gebruikte en E3 voor de rest. Wil je die telling voor alle platformen tegelijk laten doen? Dat is ons werk, en je betaalt alleen als er iets afgaat.