De prijsverhoging die je kunt wegonderhandelen

Elk najaar dezelfde mail: per die datum gaan onze prijzen met zoveel procent omhoog. De prijs per licentie krijg je bij een standaardproduct zelden omlaag. Over het aantal licenties beslis je helemaal zelf. Daar zit je onderhandelingsruimte.

Dit artikel gaat over die ruil: minder licenties tegenover een hogere prijs per licentie. Wanneer je begint met meten, wat er in je tegenvoorstel staat, wat de Nederlandse wet wel en niet voor je regelt en hoe de Microsoft-verhoging van juli 2026 er in cijfers uitziet.

Kun je een prijsverhoging van software wegonderhandelen?

Op de prijs per licentie zelden, op de factuur meestal. De lijstprijzen van Microsoft, Adobe en Autodesk zijn wereldwijd; je partner heeft een marge van enkele procenten. Wat jij bepaalt, is het aantal licenties, de mix van niveaus en de looptijd. Een verhoging van 8 procent verdwijnt met 7,5 procent minder licenties.

De rekenregel: het deel van de licenties dat eraf moet om op hetzelfde factuurbedrag uit te komen, is 1 min 1 gedeeld door (1 plus de verhoging). Bij 8,3 procent is dat 7,7 procent van de licenties. Bij 12 procent is het 10,7 procent. In de praktijk haal je dat zelden uit één maatregel; je haalt het uit vier.

• Licenties die in drie maanden geen enkele activiteit hadden, gaan eraf.
• Licenties die alleen mail en agenda gebruiken, gaan naar een lichter niveau.
• De looptijd: een meerjarige afspraak tegen een vaste prijs, als de leverancier die biedt.
• Het moment: verlengen vóór de ingangsdatum van de verhoging. Microsoft stelde in de FAQ bij de prijswijziging (opent in een nieuw tabblad) (Engels) expliciet dat klanten die vóór juli 2026 verlengden, de oude prijs hielden tot hun volgende verlenging.

Wat je niet krijgt, is een lagere lijstprijs. Vraag er niet om; je onderhandelt sterker over iets wat je zelf in de hand hebt.

Hoe ziet de tijdlijn naar een verlenging eruit?

Begin negentig dagen voor de verlengdatum, want je hebt drie maanden gebruiksgegevens per licentie nodig die niemand als vakantie kan wegwuiven. Tussen 60 en 30 dagen ervoor gaat het tegenvoorstel de deur uit. Op de verlengdatum gaat het nieuwe aantal in. Daarna heb je zeven dagen om te corrigeren; dan staat het aantal vast voor de hele termijn.

Die zeven dagen zijn hard. Volgens het annuleringsbeleid voor new commerce (opent in een nieuw tabblad) (Microsoft Learn, Engels) kun je een licentieabonnement alleen binnen zeven kalenderdagen na aankoop of verlenging opzeggen of verminderen, met een evenredige creditering. Daarna wordt de volledige termijn gefactureerd, ook als de klant het abonnement niet meer gebruikt. De documentatie voor partners (opent in een nieuw tabblad) (Engels) voegt toe dat het aantal licenties op elk moment omhoog kan, maar alleen in die eerste zeven dagen omlaag, en dat de verlenging de dag na het einde van de termijn wordt verwerkt; de zeven dagen beginnen op dat moment. Bij rechtstreekse inkoop met een Microsoft Customer Agreement geldt dezelfde termijn van zeven dagen, via Facturering > Je producten > Licenties verwijderen.

Bij een Enterprise Agreement loopt het anders. Het is een overeenkomst van drie jaar. De EA-richtlijn van Microsoft (opent in een nieuw tabblad) (Engels) zegt dat de jaarlijkse true-up-order tussen 60 en 30 dagen voor de verjaardag van de overeenkomst binnen moet zijn, en dat verminderen alleen kan met een Enterprise Subscription Enrollment. Met een gewone enrollment lever je online services pas bij de verlenging in.

Bij Autodesk gaat een vermindering van licenties in op de verlengdatum; het huidige aantal blijft tot die dag beschikbaar. Adobe en de meeste andere SaaS-leveranciers werken vergelijkbaar: het aantal ligt vast per termijn.

De praktische kalender:

• T-90: meting loopt, of je hebt de maandexports van de afgelopen drie maanden al liggen.
• T-60: lijst per licentie met naam, laatste activiteit en bedrag. Leidinggevenden bevestigen.
• T-45: tegenvoorstel naar partner of leverancier.
• T-30: bij een EA de true-up-order. Bij CSP de verlengingsinstellingen aanpassen: aantal en, waar nodig, automatisch verlengen uit.
• T-0: verlenging.
• T+7: laatste controle. Wat nu nog verkeerd staat, staat een jaar verkeerd.

Wat zet je in je tegenvoorstel?

Cijfers, geen wensen. Het gemeten gebruik per licentietype over drie maanden, het aantal licenties dat je verlengt, de mix van niveaus, de looptijd die je wilt en de datum waarop je antwoord nodig hebt. Voeg toe wat je doet als het antwoord nee is: minder licenties verlengen, want dat mag altijd.

• Per licentietype: aantal nu, aantal actief in de afgelopen negentig dagen, aantal dat je verlengt. Met een bijlage van namen en laatste activiteitsdatum, zodat je elke regel kunt controleren.
• De mix: hoeveel licenties naar een lager niveau gaan en waarom (alleen mail en agenda, geen desktop-apps, geen beveiligingsfuncties gebruikt).
• De vraag aan de partner: welke prijs bij dit aantal, en wat als je een jaar langer vastlegt.
• De vraag aan de leverancier bij een EA: prijsbescherming voor de looptijd en het recht om bij de verjaardag te verminderen.
• Het alternatief: de aantallen die je zonder tegenbod op de verlengdatum doorgeeft.

Het tegenvoorstel is geen dreigement. Het is een beschrijving van wat je toch al gaat doen, met de uitnodiging om daar iets tegenover te zetten. Wat je meeneemt naar dat gesprek staat uitgebreider in Wat je moet weten voordat je een verlenging tekent.

Wat zegt de Nederlandse wet over stilzwijgende verlenging voor bedrijven?

Weinig. De Wet Van Dam, die na een stilzwijgende verlenging opzeggen op elk moment met maximaal een maand opzegtermijn mogelijk maakt, beschermt alleen consumenten. Voor een zakelijk contract gelden de overeenkomst en de algemene voorwaarden van de leverancier: verlengtermijn, opzegtermijn en vorm. Lees die, zet de datum in de agenda en reken op niemand anders.

Ius Mentis (opent in een nieuw tabblad) zegt het kort: een consument is een particulier, en “bedrijven vallen hier niet onder”. Er bestaat een uitzondering, reflexwerking, waarbij een klein bedrijf soms consumentenbescherming krijgt als het contract buiten zijn vak valt. Een softwarecontract voor het eigen personeel valt daar niet onder. Ondernemersplein (opent in een nieuw tabblad) bevestigt dat je bij zakelijke klanten de verlengregels in de overeenkomst en de algemene voorwaarden vastlegt; de regels over opzeggen op elk moment gelden voor consumenten. Voor België gelden andere regels; dit artikel gaat over Nederlands recht.

In de praktijk betekent dit drie dingen. Ten eerste: een Microsoft-abonnement via een partner verlengt standaard automatisch, voor dezelfde termijn en hetzelfde aantal. Ten tweede: de opzegtermijn in de voorwaarden van je partner kan langer zijn dan de zeven dagen van Microsoft; de strengste van de twee geldt. Ten derde: een mail aan je accountmanager is geen opzegging als de voorwaarden iets anders voorschrijven. Vraag vóór de verlengdatum een schriftelijke bevestiging van het nieuwe aantal.

Rekenvoorbeeld: de Microsoft-prijsverhoging van juli 2026

In december 2025 kondigde Microsoft verhogingen aan per juli 2026, die ingaan bij je volgende verlenging. E3 gaat van 36 naar 39 dollar per gebruiker per maand (8,3 procent), E5 van 57 naar 60 dollar (5,3 procent), Business Basic van 6 naar 7 dollar en Business Standard van 12,50 naar 14 dollar. Business Premium en Office 365 E1 blijven gelijk.

Voor de frontline-plannen was de stap groter: F1 van 2,25 naar 3 dollar en F3 van 8 naar 10 dollar. De bron is de aankondiging van Microsoft (opent in een nieuw tabblad) (Engels) met de bijbehorende FAQ. De Nederlandse partner Connectium zet in zijn overzicht (opent in een nieuw tabblad) dezelfde percentages op een rij en merkt terecht op dat Microsoft de wijziging in dollars publiceert en dat de europrijzen iets kunnen afwijken. Op microsoft.com/nl-nl staat Microsoft 365 E3 in september 2026 op € 37,78 per gebruiker per maand, exclusief btw, bij een jaarabonnement.

Neem een organisatie met 300 licenties E3 die in oktober verlengt.

• Oude factuur: bij dezelfde koers lag de prijs 8,3 procent lager, circa € 34,88. 300 × € 34,88 × 12 = € 125.568 per jaar.
• Nieuwe factuur zonder actie: 300 × € 37,78 × 12 = € 136.008. Verschil € 10.440.
• Meting over negentig dagen: 24 licenties zonder enige activiteit, 17 licenties met alleen mail en agenda.
• Tegenvoorstel: 276 licenties. 276 × € 37,78 × 12 = € 125.127. Dat is € 441 onder de oude factuur, met een lijst van 24 namen als onderbouwing.
• Volgende stap: de 17 licenties op alleen mail en agenda naar een lichter niveau. Die besparing komt bovenop de eerste.

De verhoging is niet weg. Ze is betaald met licenties die toch niemand gebruikte. Dat is de hele ruil.

Wat weet de leverancier wel en jij niet zonder meting?

De leverancier weet precies hoeveel licenties je hebt en, bij Microsoft, hoe actief ze zijn; het zijn tenslotte zijn eigen rapporten. Jij ziet in het beheercentrum een kolom “laatste activiteit” waarin één Teams-bericht telt als gebruik, en Adobe laat per gebruiker helemaal niets zien. Voor een tegenvoorstel heb je meer nodig: gebruik per licentie per medewerker, over maanden, over alle platformen heen.

Dat is precies het gat dat wij dichten. Wij lezen dezelfde signalen uit als je beheerder, maar bewaren ze en leggen ze naast elkaar, zodat de lijst van 24 namen er ligt voordat de partner belt.

Een prijsverhoging is een datum in de agenda van de leverancier. De verlenging is een datum in de jouwe. Wie negentig dagen ervoor begint te meten, heeft op die datum iets wat de leverancier niet heeft: een lijst met namen en het bedrag dat eraan hangt.