Opzegtermijnen van softwarecontracten: wat geldt voor bedrijven

Een softwarecontract dat je niet op tijd opzegt, verlengt meestal vanzelf. Voor consumenten heeft de wetgever daar grenzen aan gesteld. Voor bedrijven bijna niet. Wie denkt dat de regels voor een telefoonabonnement ook voor de CRM-licenties gelden, ontdekt dat pas als de nieuwe jaarfactuur binnen is.

Dit artikel legt uit welke regels wel gelden voor zakelijke softwarecontracten, wat de Europese Data Act sinds september 2025 verandert voor clouddiensten en hoe je een contractkalender bouwt zodat je geen opzegdatum meer mist. Het is geen juridisch advies. Wat in jouw contract staat, gaat voor. Laat een jurist meekijken als er veel geld mee gemoeid is.

Geldt de Wet Van Dam ook voor zakelijke softwarecontracten?

Nee. De Wet Van Dam beschermt consumenten: na stilzwijgende verlenging mag een consument op elk moment opzeggen met hooguit een maand opzegtermijn. Voor contracten tussen bedrijven geldt dat niet. Daar bepalen het contract, de algemene voorwaarden en de gewone regels uit het Burgerlijk Wetboek wat er gebeurt.

Het Ondernemersplein van de Rijksoverheid schrijft dat voor een overeenkomst met een andere ondernemer “in de meeste gevallen de algemene regels voor (koop)overeenkomsten uit boek 6 en boek 7 van het Burgerlijk Wetboek” gelden, en dat een leverancier die regels in de overeenkomst en de algemene voorwaarden kan uitwerken (Ondernemersplein (opent in een nieuw tabblad)). Jurist Arnoud Engelfriet zegt het op Ius Mentis nog korter: “Bedrijven vallen hier niet onder en zijn dus gebonden aan de gewone regels uit de algemene voorwaarden van de leverancier” (Ius Mentis (opent in een nieuw tabblad)).

Er is één zakelijke uitzondering die je misschien kent: kleine bedrijven mogen een stilzwijgend verlengd telecomcontract voor bellen en internet op elk moment opzeggen, met hooguit een maand opzegtermijn (Ondernemersplein (opent in een nieuw tabblad)). Die regel geldt voor telecom, niet voor software.

Wat bepaalt dan de opzegtermijn van een zakelijk softwarecontract?

Drie documenten, in deze volgorde: de offerte of het orderformulier dat je hebt getekend, het raamcontract van de leverancier en diens algemene voorwaarden. Wat specifiek is afgesproken, gaat meestal boven wat algemeen is geregeld. Staat er in het orderformulier een looptijd van drie jaar, dan telt die, ook als de voorwaarden van een jaar spreken.

Zoek per contract vier dingen op:

• Einddatum van de huidige termijn.
• Opzegtermijn: hoeveel dagen of maanden vóór de einddatum je moet opzeggen of verlagen.
• Verlengingsduur: wat er gebeurt als je niets doet. Een jaar, dezelfde termijn als nu of maandelijks.
• Vorm: schriftelijk, per e-mail, via een portaal of via de partner die het contract heeft verkocht.

Let ook op wat een verlaging doet met de prijs. In de standaardvoorwaarden van Salesforce staat dat een verlenging met minder licenties of een kortere looptijd leidt tot een nieuwe prijs “without regard to the prior term’s per-unit pricing” (Salesforce Main Services Agreement, Engels (opent in een nieuw tabblad)). Minder licenties kan dus een hogere prijs per licentie betekenen. Reken dat door voordat je opzegt.

Beschermen de zwarte en grijze lijst ook bedrijven?

Rechtstreeks niet. De zwarte lijst (artikel 6:236 BW) en de grijze lijst (artikel 6:237 BW) gelden alleen voor overeenkomsten met een “natuurlijk persoon, die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf”. Een klein bedrijf kan er soms indirect een beroep op doen. Dat heet reflexwerking, en de lat ligt hoog.

Zo werkt het. Een bedrijf kan een beding in algemene voorwaarden vernietigen als het “onredelijk bezwarend” is (artikel 6:233 onder a BW). Grote bedrijven kunnen dat niet: artikel 6:235 BW sluit rechtspersonen uit die hun jaarrekening openbaar maken, en partijen waar vijftig of meer mensen werken (wetten.overheid.nl (opent in een nieuw tabblad)). Voor wie daaronder zit, kan de rechter bij die toets meewegen dat het beding op de zwarte of grijze lijst staat.

De Hoge Raad oordeelde in 2023 dat dit kan in gevallen “waarin de wederpartij weliswaar geen consument is, maar haar positie grote gelijkenis vertoont met die van een consument” (Hoge Raad, ECLI:NL:HR:2023:1197 (opent in een nieuw tabblad)). Het gaat dan bijvoorbeeld om een overeenkomst die geen betrekking heeft op de eigenlijke activiteiten van het bedrijf. Het blijft een afweging per geval.

Twee dingen maken die ruimte in de praktijk nog kleiner:

• Buitenlandse leveranciers. Artikel 6:247 lid 2 BW bepaalt dat de regels over algemene voorwaarden niet gelden tussen bedrijven die niet allebei in Nederland gevestigd zijn (wetten.overheid.nl (opent in een nieuw tabblad)). Veel grote softwareleveranciers contracteren vanuit Ierland of de Verenigde Staten. Controleer welke entiteit in je contract staat.
• Software als kernactiviteit. Een ingenieursbureau dat ontwerpsoftware koopt, handelt binnen zijn eigen vakgebied. Dat lijkt minder op een consument dan een bakker die een boekhoudpakket afneemt.

De bedingen die hier relevant zouden zijn: stilzwijgende verlenging zonder maandelijkse opzegmogelijkheid (6:236 onder j), een opzegtermijn die langer is dan die van de leverancier zelf (6:237 onder l) en een opzegtermijn van meer dan een maand (6:237 onder o). Reken er niet op. Zie het als argument in een gesprek, niet als plan.

Wat verandert de Europese Data Act voor SaaS-contracten?

Sinds september 2025 moeten aanbieders van clouddiensten, SaaS inbegrepen, klanten laten overstappen of stoppen met een opzegtermijn van hooguit twee maanden. Overstapkosten mogen tot januari 2027 alleen de werkelijke kosten dekken en vervallen daarna helemaal. Een contract voor bepaalde tijd met een redelijke vergoeding bij vroegtijdig stoppen blijft wel toegestaan.

De regels staan in hoofdstuk VI van de Data Act, Verordening (EU) 2023/2854, van toepassing sinds september 2025 (Europese Commissie, Engels (opent in een nieuw tabblad)). Wat er precies in staat:

• Ook SaaS. De verordening noemt Infrastructure as a Service, Platform as a Service en Software as a Service uitdrukkelijk als vormen van een clouddienst (overweging 81).
• Maximaal twee maanden. Het contract moet een maximale opzegtermijn noemen om de overstap te starten, en die mag niet langer zijn dan twee maanden (artikel 25 lid 2 onder d). Daarna volgt een overgangsperiode van hooguit 30 kalenderdagen waarin de dienst gewoon doorloopt (artikel 25 lid 2 onder a).
• Ook stoppen zonder overstap. Wil je niet overstappen maar je gegevens laten wissen, dan eindigt het contract aan het eind van die opzegtermijn (artikel 25 lid 2 onder c).
• Overstapkosten. Tot januari 2027 mogen aanbieders alleen kosten rekenen die direct met de overstap samenhangen. Vanaf januari 2027 mag dat niet meer (artikel 29). De ACM, die in Nederland toezicht houdt, vat het net zo samen (ACM (opent in een nieuw tabblad)).

Wat het niet doet: je jaar- of driejaarscontract gratis openbreken. De verordening zegt dat niets partijen belet een contract voor bepaalde tijd te sluiten, “including proportionate early termination penalties” (overweging 89). Zo’n vergoeding telt uitdrukkelijk niet als overstapkost (artikel 2, punt 36). Je kunt dus binnen twee maanden weg, maar de leverancier mag een redelijk deel van de resterende termijn in rekening brengen. Hoe rechters “proportionate” invullen, is nog niet uitgekristalliseerd.

Uitzonderingen: diensten die grotendeels voor één klant op maat zijn gebouwd en niet breed commercieel worden aangeboden, vallen voor een deel van de regels buiten de verordening, en testversies voor beperkte tijd helemaal (artikel 31). Standaard-SaaS zoals een CRM of kantoorpakket valt er dus wel onder.

Welke opzegtermijnen hanteren grote softwareleveranciers?

Het verschilt per leverancier en per manier van kopen, en de termijn om te verlagen ligt niet altijd vóór de einddatum. Bij Microsoft via een partner ligt die er juist na: zeven dagen. Bij Salesforce is het 30 dagen vóór het einde. Bij Adobe begint de verlengperiode 30 dagen vóór de verlengdatum.

• Microsoft 365 via een partner (New Commerce). Een jaarabonnement kun je alleen binnen zeven kalenderdagen na aankoop of verlenging opzeggen of verlagen, met terugbetaling naar rato. Daarna kan dat pas weer bij de volgende verlenging (Microsoft Learn, Engels (opent in een nieuw tabblad)).
• Salesforce. Volgens de standaardvoorwaarden verlengen abonnementen automatisch met een jaar, tenzij een van beide partijen “at least 30 days before the end of the relevant subscription term” schriftelijk opzegt. E-mail volstaat (Salesforce, Engels (opent in een nieuw tabblad)). Een orderformulier kan daarvan afwijken.
• Adobe voor teams, rechtstreeks gekocht. De verlengperiode begint 30 dagen voor de verlengdatum. Wijzigingen in producten en aantallen gaan in op de verlengdatum (Adobe, Engels (opent in een nieuw tabblad)). Bij Adobe VIP plaats je vanaf 30 dagen voor de verlengdatum een verlengorder, en licenties zonder verlengorder vervallen (Adobe, Engels (opent in een nieuw tabblad)).
• Kleinere en Nederlandse SaaS-leveranciers. De opzegtermijn staat meestal in de algemene voorwaarden, soms alleen onderaan de website. Download de versie die gold toen je tekende en bewaar die bij het contract. Voorwaarden veranderen, en je wilt later kunnen laten zien wat er stond.

Hoe bouw je een contractkalender?

Eén regel per contract, met de datum waarop je uiterlijk moet opzeggen, niet de einddatum. Zet daarvóór een meetmoment, zodat je weet wat er weg kan voordat de opzegdatum komt. Wijs per regel één persoon aan die mag tekenen en opzeggen. Een gedeelde spreadsheet is genoeg.

De kolommen:

1. Leverancier en product.
2. Contractpartij: welke entiteit, in welk land.
3. Aantal licenties en prijs per licentie.
4. Einddatum van de huidige termijn.
5. Opzegtermijn, in dagen.
6. Uiterste opzegdatum: einddatum min opzegtermijn. Bij Microsoft New Commerce: verlengdatum plus zeven dagen.
7. Verlengingsduur als je niets doet.
8. Vorm van opzeggen en het adres of kanaal.
9. Wie mag tekenen en wie zegt op.
10. Startdatum van de meting: drie maanden vóór de uiterste opzegdatum.

Zet in de agenda van de eigenaar twee herinneringen: één bij de start van de meting en een twee weken vóór de uiterste opzegdatum. Plan de opzegging zelf niet op de laatste dag. Een e-mail die om half zes aankomt bij een leverancier in een andere tijdzone, is een discussie die je niet wilt voeren.

Hoe duur is een gemiste opzegdatum?

Een jaar lang het verschil tussen wat je had willen opzeggen en wat je nu betaalt. Bij een middelgrote organisatie gaat dat al snel om tienduizenden euro’s, alleen doordat een datum niet in de agenda stond. Het rekenvoorbeeld hieronder gebruikt de Nederlandse lijstprijs van Microsoft en een aanname voor een CRM.

Neem een organisatie met 250 licenties Microsoft 365 E3 via een partner. De Nederlandse lijstprijs is € 37,78 per gebruiker per maand bij een jaarabonnement, exclusief btw (Microsoft Nederland (opent in een nieuw tabblad)). Uit de meting blijkt dat 28 accounts al maanden niets doen. De verlenging gaat in, en de IT-manager stuurt de partner op dag negen een mail om te verlagen. Dat is twee dagen te laat.

Gevolg: 28 × € 37,78 × 12 = € 12.694 voor licenties waarvan vaststond dat niemand ze gebruikte. Het contract is niet stuk en de leverancier heeft niets verkeerd gedaan. De datum stond alleen niet in de kalender.

Hetzelfde geldt voor een CRM met 60 licenties waarvan 15 overbodig zijn, en een opzegtermijn van 30 dagen vóór de einddatum. Reken voor dit voorbeeld met € 150 per gebruiker per maand, een aanname. Een opzegging die een week te laat komt, kost 15 × € 150 × 12 = € 27.000. Samen bijna € 40.000 aan twee gemiste datums.

Wat doe je als de opzegdatum al voorbij is?

Vraag de leverancier toch om de verlaging, schriftelijk en met de cijfers erbij. Kijk of de Data Act van toepassing is, want dan kun je bij een clouddienst binnen twee maanden weg, mogelijk tegen een vergoeding. En zet de volgende opzegdatum vandaag in de kalender, met de meetperiode ervoor.

Veel leveranciers gaan liever akkoord met een kleine verlaging dan dat ze een klant verliezen bij de volgende ronde. Een lijst met namen en de datum van laatste gebruik helpt daarbij meer dan een algemeen verzoek. Vraag ook of een deel van de licenties naar een maandelijkse termijn kan. Dat is per licentie duurder, maar je zit niet opnieuw een jaar vast.

Geldt dit ook in België?

Niet per se. Het Belgische recht werkt anders dan het Nederlandse, en dit artikel behandelt het niet. De Data Act geldt wel in de hele Europese Unie, dus ook in België. Voor de rest: laat een Belgische jurist naar je contracten kijken.

Een opzegtermijn is alleen iets waard als je op tijd weet wat er weg kan. Wij meten per licentie wat er gebruikt wordt en leveren die lijst ruim vóór de opzegdatum, zodat je op tijd weet wat je moet opzeggen.