Power BI-licenties vergelijken: Free, Pro, Premium per user en Fabric-capaciteit

Power BI heeft drie gebruikerslicenties, een reeks capaciteiten van F2 tot F8192, een Premium-lijn die wordt uitgefaseerd, een aparte variant voor inbedden en een on-premises server. Wie alleen de prijs van Pro kent, betaalt vaak te veel, of koopt een capaciteit die geen enkele licentie bespaart.

Dit artikel zet de licenties naast elkaar, met de europrijzen van september 2026, en rekent uit wanneer een capaciteit goedkoper is dan Pro voor iedereen. Hoe je ongebruikte Pro-licenties in de auditlog vindt, staat op de platformpagina over Power BI; dat herhalen we hier niet.

Welke Power BI-licenties zijn er?

Er zijn gebruikerslicenties en capaciteitslicenties. Per gebruiker: Fabric (Free), Power BI Pro en Power BI Premium per user (PPU). Per organisatie: een Fabric-capaciteit (F-SKU) in Azure, de Power BI Premium-capaciteit (P-SKU) die wordt uitgefaseerd, en Power BI Embedded (A- en EM-SKU’s) voor inbedden. Power BI Report Server is geen losse licentie, maar een recht dat bij een capaciteit of SQL Server hoort.

Wat elke licentie is, volgens Microsoft Learn (opent in een nieuw tabblad) (Engels):

• Fabric (Free). Wordt automatisch toegekend bij de eerste aanmelding. Je maakt rapporten voor jezelf in Mijn werkruimte, maar deelt niets. Andermans inhoud bekijken kan alleen als die op een capaciteit van F64 of groter, of op een P-capaciteit, staat en je de rol Viewer hebt.
• Power BI Pro. Maken, publiceren, delen en samenwerken. Semantische modellen tot 1 GB, 8 geplande vernieuwingen per dag, 10 GB opslag per licentie.
• Premium per user (PPU). Alles van Pro plus de meeste Premium-functies: modellen tot 100 GB, 48 vernieuwingen per dag, het XMLA-eindpunt, geavanceerde gegevensstromen en datamarts. Let op: PPU is geen capaciteit en geeft geen toegang tot Fabric-onderdelen zoals lakehouses en notebooks.
• Fabric-capaciteit (F2 tot F8192). Een pool rekenkracht in Azure, per seconde gefactureerd met een minimum van één minuut, of met een reservering voor een of drie jaar. Nodig voor alle Fabric-onderdelen buiten Power BI.
• Power BI Premium (P1 tot P5). De oude capaciteit via Microsoft 365. Wordt uitgefaseerd; zie verderop.
• Power BI Embedded. A-SKU’s via Azure en EM-SKU’s via Microsoft 365, voor rapporten in je eigen applicatie of portaal. Bij “app owns data” hebben eindgebruikers geen licentie nodig, volgens Microsoft (Capacity and SKUs in Power BI embedded analytics (opent in een nieuw tabblad), Microsoft Learn, Engels).
• Power BI Report Server. On-premises. Het recht zit bij een Fabric-reservering van F64 of groter, bij P-SKU’s (niet bij EM) en bij SQL Server: bij SQL Server 2025 via Standard- of Enterprise-corelicenties, bij oudere versies alleen bij Enterprise Edition met actieve Software Assurance (Power BI Report Server licensing (opent in een nieuw tabblad), Microsoft Learn, Engels).

Heb je een licentie nodig om een Power BI-rapport te bekijken?

Meestal wel. Staat het rapport in een gewone werkruimte of op een capaciteit kleiner dan F64, dan heeft ook de kijker Pro of PPU nodig. Alleen op F64 of groter, of op een P-capaciteit, mag iemand met een gratis licentie en de rol Viewer kijken. Een kleine capaciteit bespaart dus geen enkele kijkerslicentie.

Dit is het punt waarop de meeste misrekeningen ontstaan. Microsoft zegt het op de prijspagina (opent in een nieuw tabblad) zelf: inhoud gebruiken zonder betaalde licentie per gebruiker kan vanaf F64 en P1. Een F2 of F32 geeft je Fabric, Copilot en meer geheugen, maar iedere kijker betaalt nog steeds Pro.

Twee details die in rekensommen vaak wegvallen:

• Wie op een F64-werkruimte meer is dan Viewer, bijvoorbeeld Contributor of Member, heeft weer Pro of PPU nodig.
• Inhoud in een PPU-werkruimte kan alleen worden bekeken door gebruikers met PPU. Een Pro-gebruiker komt er niet in (features by license type (opent in een nieuw tabblad), Microsoft Learn, Engels). Eén PPU-maker betekent in de praktijk PPU voor zijn hele publiek, of een capaciteit.

Wat is het verschil tussen Power BI Pro en Premium per user?

PPU kost € 20,80 per gebruiker per maand, Pro € 12,10, beide bij jaarbetaling en exclusief btw. Voor € 8,70 meer krijg je grotere modellen, 48 in plaats van 8 vernieuwingen per dag, het XMLA-eindpunt en deployment pipelines. Het kost je wel de mogelijkheid om met Pro-gebruikers te delen.

Per functie op een rij:

• Modelgrootte. Pro 1 GB, PPU 100 GB. Op een capaciteit hangt het af van de grootte: F2 tot F8 maximaal 3 GB geheugen, F32 10 GB, F64 25 GB (SKU-limieten (opent in een nieuw tabblad), Microsoft Learn, Engels).
• Vernieuwingen. Pro 8 per dag, PPU en capaciteit 48 per dag volgens de prijspagina.
• Gepagineerde rapporten. Vallen onder Pro; je hebt er geen capaciteit voor nodig (paginated reports FAQ (opent in een nieuw tabblad), Microsoft Learn, Engels).
• Deployment pipelines. Vereisen per fase een Premium-werkruimte, dus PPU of capaciteit (deployment pipelines (opent in een nieuw tabblad), Microsoft Learn, Engels).
• Copilot en AI. Copilot vereist een betaalde capaciteit van F2 of groter, of een P-SKU, en werkt niet op een proefcapaciteit (Copilot in Fabric (opent in een nieuw tabblad), Microsoft Learn, Engels).

Voor wie al Pro of E5 heeft, verkoopt Microsoft een invoegtoepassing naar PPU. De Nederlandse prijspagina noemt daarvoor € 12,10 per gebruiker per maand. Pro plus invoegtoepassing is dan € 24,20, duurder dan losse PPU. Die invoegtoepassing is dus vooral zinvol voor E5-gebruikers, die Pro al hebben.

Zit Power BI Pro in Microsoft 365 E3 of E5?

In E5 wel, in E3 niet. Microsoft schrijft dat elk Microsoft 365 E5-abonnement een Pro-licentie bevat (licensing for your organization (opent in een nieuw tabblad), Microsoft Learn, Engels). E3-gebruikers hebben alleen de gratis licentie. Een losse Pro-licentie naast E5 is dubbel betaald.

Dit telt mee bij de keuze tussen E3 en E5. E5 kost € 58,13, E3 € 37,78. E3 plus losse Pro komt uit op € 49,88. Wie iemand alleen voor Power BI op E5 heeft gezet, betaalt € 8,25 per maand te veel. Meer over die afweging staat in E5 voor iedereen, en waarom dat zelden klopt.

Wat kost een Fabric-capaciteit per maand?

In de regio West-Europa kost een capaciteitseenheid € 0,19 per uur bij betalen naar gebruik (afgerond; Azure rekent met vier decimalen, de maandbedragen hieronder ook), of € 82 per maand met een reservering van een jaar. Een F2 kost dan € 275,79 per maand doorlopend, of € 164 gereserveerd. Een F64 kost € 8.825,41 doorlopend, of € 5.248,15 gereserveerd.

Per grootte, West-Europa, september 2026. Betalen naar gebruik is gerekend met 730 uur per maand, dus als de capaciteit nooit pauzeert:

• F2 (2 CU): € 0,38 per uur, € 275,79 per maand. Gereserveerd € 164 per maand.
• F8 (8 CU): € 1,51 per uur, € 1.103,18 per maand. Gereserveerd € 656,02 per maand.
• F32 (32 CU): € 6,04 per uur, € 4.412,70 per maand. Gereserveerd € 2.624,08 per maand.
• F64 (64 CU): € 12,09 per uur, € 8.825,41 per maand. Gereserveerd € 5.248,15 per maand.

De bedragen komen uit de Azure-prijslijst voor Microsoft Fabric (opent in een nieuw tabblad), die de prijzen per regio en valuta laadt uit de Azure Retail Prices API (opent in een nieuw tabblad) (Microsoft Learn, Engels). Microsoft noemt een besparing van ongeveer 41 procent voor een reservering; dat klopt met deze cijfers. Regio’s verschillen: in Noord-Europa is het uurtarief € 0,16. De Azure-pagina zegt niet of btw inbegrepen is.

Een reservering is een korting op CU-uren, geen aparte capaciteit. Die wordt per uur verrekend en wat je in een uur niet gebruikt, vervalt (reserveringen (opent in een nieuw tabblad), Microsoft Learn, Engels). Een gereserveerde capaciteit pauzeren levert dus niets op. Pauzeren loont alleen bij betalen naar gebruik.

Wat gebeurt er met Power BI Premium P1?

Microsoft stopt ermee. Nieuwe P-SKU’s worden niet meer verkocht, en een bestaande P-capaciteit loopt af aan het einde van je huidige overeenkomst. Klanten met een actieve Enterprise Agreement mogen tot het einde van die EA jaarlijks verlengen. Daarna is de overstap naar een F-SKU verplicht: P1 wordt F64.

Wat er gebeurt als je niet op tijd overstapt, volgens de migratiegids (opent in een nieuw tabblad) (Microsoft Learn, Engels): de eerste 30 dagen draait de capaciteit gewoon door, van dag 31 tot 90 worden interactieve handelingen vertraagd, vanaf dag 91 wordt alles geweigerd. De gegevens blijven bewaard, maar zijn onbereikbaar tot je de werkruimtes naar een F-capaciteit verplaatst.

De overstap verandert ook de rekening. P was een vaste prijs wereldwijd; F is een regionale Azure-prijs, per uur of gereserveerd. Report Server zit bij F alleen in een reservering van F64 of groter, niet bij betalen naar gebruik. Pro- en PPU-licenties veranderen niet.

Welke licentie heeft welke rol nodig?

Makers hebben altijd Pro of PPU nodig. Kijkers hebben Pro nodig, tenzij de inhoud op F64 of groter staat. Wie Fabric-onderdelen zoals lakehouses of notebooks bouwt, heeft een F-capaciteit nodig, maar voor dat werk geen Pro. Externe klanten in een eigen portaal vallen onder Embedded, zonder licentie per gebruiker.

Rol	Wat heeft die nodig	Licentie	Prijs per maand
Rapportmaker	Publiceren en delen in werkruimtes	Pro (of E5)	€ 12,10
Maker met grote modellen	Modellen boven 1 GB, 48 vernieuwingen, XMLA	PPU, of Pro op capaciteit	€ 20,80
Kijker, werkruimte zonder capaciteit	Rapporten openen	Pro	€ 12,10
Kijker, werkruimte op F2 tot F32	Rapporten openen	Pro	€ 12,10
Kijker, werkruimte op F64 of groter	Rapporten openen met rol Viewer	Fabric (Free)	€ 0
Kijker van PPU-inhoud	Rapporten openen	PPU	€ 20,80
Data-engineer in Fabric	Lakehouses, pipelines, notebooks	Free plus F-capaciteit	vanaf € 164 gereserveerd
Externe klant in eigen portaal	Ingebedde rapporten	Geen, via A- of F-SKU	afhankelijk van SKU

Gebruikersprijzen: jaarabonnement, exclusief btw. Capaciteit: West-Europa, september 2026.

Bij hoeveel kijkers is F64 goedkoper dan Pro voor iedereen?

Vanaf 434 kijkers, als je F64 een jaar reserveert. De makers houden in beide gevallen Pro, dus je vergelijkt alleen de kijkers met de capaciteit: € 5.248,15 gedeeld door € 12,10 is 433,7. Bij betalen naar gebruik, 24 uur per dag, ligt het omslagpunt pas bij 730 kijkers.

De som, per maand:

• Pro voor iedereen: (makers + kijkers) × € 12,10.
• F64 gereserveerd: makers × € 12,10 + € 5.248,15.
• De makers vallen tegen elkaar weg. F64 wint zodra kijkers × € 12,10 groter is dan € 5.248,15, dus bij 434 kijkers of meer.

Een voorbeeld met 500 mensen, 20 makers en 480 kijkers. Pro voor iedereen: 500 × € 12,10 × 12 = € 72.600 per jaar. F64 gereserveerd met Pro voor de makers: (20 × € 12,10 + € 5.248,15) × 12 = € 65.882 per jaar. Verschil € 6.718 per jaar, en je hebt er Fabric en Copilot bij. Het is minder dan het lijkt, omdat F64 een groot vast bedrag is.

Moet iedereen Premium-functies hebben, dan verschuift het. Tegen PPU voor iedereen wint F64 al vanaf 253 gebruikers: € 5.248,15 gedeeld door € 20,80. Dat sluit aan bij de vuistregel van Microsoft dat PPU voordeliger is onder de 250 gebruikers.

Nu een kleinere organisatie: 40 mensen, 8 makers, 32 kijkers.

• Pro voor iedereen: 40 × € 12,10 = € 484 per maand, € 5.808 per jaar.
• Pro voor de makers plus een F2 gereserveerd: de 32 kijkers hebben op F2 nog steeds Pro nodig. Dat is 40 × € 12,10 + € 164 = € 648 per maand, € 7.776 per jaar.

De F2 kost hier € 1.968 per jaar extra en bespaart geen enkele licentie. Hij is alleen de moeite waard als je Fabric-onderdelen of Copilot nodig hebt. Wat bij 40 mensen wel geld oplevert: controleren of een van de makers al E5 heeft, en of alle 32 kijkers de rapporten ook openen. Elke Pro-licentie die weg kan, scheelt € 145,20 per jaar.

Waar klopt deze rekensom niet?

Prijzen veranderen, en capaciteit is geen vaste grootte. De Azure-europrijs wordt elke maand omgerekend vanuit dollars, een reservering bindt je een of drie jaar, en een te kleine capaciteit gaat vertragen. Je werkelijke prijs via een partner of Enterprise Agreement wijkt af van de lijstprijs. Reken met je eigen factuur.

Wat je verder moet meewegen:

• Valuta. Microsoft rekent Azure-prijzen in dollars en zet ze om met de wisselkoers van het einde van de vorige maand, zo staat het op de Fabric-prijspagina (opent in een nieuw tabblad). De europrijs van F64 kan dus per maand schuiven. Pro en PPU zijn vaste europrijzen per abonnementstermijn.
• Reservering. Je betaalt een jaar of drie jaar, vooraf of per maand. Terugbetaling kan met beperkingen, naar rato van de resterende termijn. Een reservering verlengt standaard niet automatisch; daarna betaal je het uurtarief.
• Throttling. Fabric spreidt piekverbruik, maar raakt een capaciteit meer dan tien minuten vooruit vol, dan krijgen interactieve handelingen 20 seconden vertraging, en na een uur worden ze geweigerd (throttling policy (opent in een nieuw tabblad), Microsoft Learn, Engels). Een F64 die 480 kijkers moet bedienen en ook zware vernieuwingen draait, kan te klein blijken. Opschalen naar F128 verdubbelt de prijs.
• Proefperiodes. De Fabric-proef draait 60 dagen op een proefcapaciteit, volgens Microsoft een F4 of een F64. Wat tijdens de proef werkt, zegt niets over wat je daarna betaalt: na afloop gelden de regels van de capaciteit die je koopt.
• Gebruik. De som gaat ervan uit dat elke kijker kijkt. De licentielijst laat dat niet zien.

Dat laatste is waar de meeste besparing zit, en wat geen Microsoft-portaal per medewerker over maanden laat zien. Bij License Lean meten we dat met alleen leesrechten, naast de andere licenties van dezelfde persoon.

Waar begin je?

Met drie lijsten: wie heeft Pro of PPU, wie heeft E5, en op welke capaciteit staan je werkruimtes. Leg ze naast elkaar, tel de kijkers per werkruimte en reken met de bedragen hierboven. Wie minder dan vierhonderd kijkers heeft, is meestal het goedkoopst uit met Pro voor wie de rapporten werkelijk gebruikt, en koopt geen capaciteit om licenties te besparen.