Hoeveel softwarelicenties worden niet gebruikt? De cijfers en hun bronnen

Hoeveel softwarelicenties worden niet gebruikt? Tussen ongeveer een vijfde en bijna de helft, afhankelijk van wie meet en wat “gebruikt” betekent. De grootste dataset komt uit op 36% ongebruikt. Onze eigen metingen bij Nederlandse bedrijven komen uit op gemiddeld 18%. Beide cijfers kloppen, elk binnen de eigen definitie.

Hieronder staan de gepubliceerde cijfers die wij konden herleiden tot een primaire bron, met jaar, steekproef en definitie. Cijfers die alleen in blogs van derden rondgaan, staan er bewust niet in. Wij werken de tabel jaarlijks bij.

Hoeveel procent van de softwarelicenties wordt niet gebruikt?

Volgens Zylo’s 2026 SaaS Management Index laten organisaties gemiddeld 36% van hun SaaS-licenties ongebruikt, gemeten tegen de bezettingsgraad die de branche aanbeveelt. De index is gebaseerd op meer dan 40 miljoen licenties en 75 miljard dollar aan beheerde uitgaven. Dezelfde bron meldt een licentiebezetting van 54% in 2025, tegen 47% in 2024. Flexera meet geen percentage, maar een richting: 43% van 512 ondervraagde organisaties ziet de SaaS-verspilling toenemen.

Bron	Jaar	Steekproef	Definitie van “gebruikt”	Cijfer
Zylo 2026 SaaS Management Index (opent in een nieuw tabblad), persbericht (Engels)	2026, over 2025	Meer dan 40 miljoen SaaS-licenties en 75 miljard dollar aan uitgaven onder beheer; enquête onder 218 IT-leiders	Bezetting afgezet tegen “industry-recommended utilization levels”, per applicatie	Gemiddeld 36% van de SaaS-licenties ongebruikt; mediane SaaS-uitgave 9.455 dollar per medewerker; gemiddeld 305 applicaties per organisatie
Zylo, SaaS Statistics 2026 (opent in een nieuw tabblad) (Engels), cijfers uit dezelfde Index	2026, over 2024 en 2025	Dezelfde dataset	Licentiebezetting, aandeel toegewezen licenties dat de bezettingsnorm haalt	Bezetting van 47% in 2024 naar 54% in 2025; licentieverspilling van 20,9 naar 19,8 miljoen dollar per organisatie
Flexera 2026 State of ITAM Report (opent in een nieuw tabblad), persbericht (Engels)	Juni 2026	512 technologieprofessionals wereldwijd, vragenlijst	Eigen inschatting van “wasted spend” door de respondent	43% ziet de verspilde SaaS-uitgaven stijgen ten opzichte van vorig jaar; 59% ziet dat bij AI-software; 36% heeft volledig zicht op de IT-omgeving
License Lean, eigen cases	2025 en 2026	Drie Nederlandse organisaties van 210 tot 480 medewerkers, samen ruim 2.000 licenties, gemeten over drie tot twaalf maanden	Licentie op een persoon zonder enige activiteit op dat platform in de meetperiode	Gemiddeld 18% van de licenties in beheer inactief; in de twee cases met gepubliceerde aantallen 15% (90 van 620) en 17% (214 van 1.240)

Twee cijfers die je vaak tegenkomt, staan er niet in. “Gartner: 25% van de softwarelicenties wordt niet gebruikt” konden wij niet herleiden tot een Gartner-pagina die dat zegt; Gartner-onderzoek staat achter een betaalmuur en het cijfer circuleert alleen via blogs van leveranciers. En “SaaS-verspilling is ongeveer 30% van het budget” wordt aan Flexera toegeschreven, maar staat niet in de openbare samenvattingen van het rapport van 2026. Zolang we het niet in de primaire bron kunnen aanwijzen, citeren we het niet.

Waarom verschillen de cijfers zo sterk?

Omdat elke bron iets anders meet. Zylo meet bezetting per applicatie tegen een norm, Flexera vraagt mensen naar hun gevoel, en wij tellen personen die een licentie hebben en het platform maandenlang niet gebruiken. Dat zijn drie verschillende vragen, dus je krijgt ook drie verschillende antwoorden.

De verschillen op een rij:

• Definitie van gebruik. “Ongebruikt tegen de aanbevolen bezettingsgraad” betekent dat een applicatie met 80 toegewezen en 60 actieve licenties 20 ongebruikte telt, ook als die 60 elk maar één keer per kwartaal inloggen. Onze definitie is strenger: alleen licenties zonder enige activiteit in de meetperiode tellen mee. Een strengere definitie geeft een lager percentage, maar elke regel erin is opzegbaar.
• Zelfrapportage of meting. Flexera vraagt respondenten naar hun schatting. Zylo en wij meten in de systemen zelf. Schattingen liggen doorgaans hoger, omdat mensen verspilling voelen maar niet tellen.
• Steekproef. Zylo’s klanten zijn overwegend grote Amerikaanse bedrijven met gemiddeld 305 applicaties. Onze cases zijn Nederlandse bedrijven in bouw, techniek en ingenieurswerk met vijf tot tien platformen die ertoe doen. Een brede portefeuille laat meer restjes achter.
• Eenheid. Zylo rekent in dollars aan verspilde uitgaven, wij in aantallen licenties. Eén ongebruikte CAD-licentie weegt in euro’s zwaarder dan vijf ongebruikte Teams-licenties.
• Periode. Een momentopname van 30 dagen telt de calculator die in het tenderseizoen tekent, als inactief. Een meting over twaalf maanden doet dat niet.

Het praktische gevolg: het hoge cijfer is een goede reden om te gaan meten, het lage cijfer is wat je daarna daadwerkelijk kunt opzeggen.

Wat meten wij zelf, en hoe klein is die steekproef?

Onze eigen reeks bestaat op dit moment uit drie afgeronde cases: een installatiebedrijf met 340 medewerkers en 1.240 licenties, een ingenieursbureau met 210 medewerkers en 620 licenties, en een bouwbedrijf met 480 medewerkers. Samen komen ze uit op gemiddeld 18% inactieve licenties, ruim € 2.100.000 aan gevonden inactieve licenties en nul installaties. Drie cases is geen statistiek. Het is wel een meting in plaats van een enquête.

Wat we per case wel en niet publiceren:

• Installatietechniek, 340 mensen: 214 van 1.240 licenties zonder werkelijk gebruik in twaalf maanden (17%), goed voor € 91.000 per jaar. Bijna de helft stond op mensen die uit dienst waren.
• Ingenieursbureau, 210 mensen: 90 van 620 licenties zonder gebruik in de drie maanden vóór de verlenging (15%). Het contract ging in op het gemeten aantal.
• Bouwbedrijf, 480 mensen: geen aantallen gepubliceerd; de bevinding was een organisatiebrede E5-laag waarvan een minderheid de onderdelen boven E3 gebruikte.

Onze definitie: een licentie is inactief als de persoon op wie de licentie staat, in de meetperiode geen enkele handeling op dat platform heeft verricht. Bij Microsoft 365 kijken we per onderdeel van de bundel, niet alleen naar de vlag “actief” in het Active users-rapport (opent in een nieuw tabblad) (Microsoft Learn, Engels), omdat één Teams-bericht daar al telt. Bij platformen die geen gebruik tonen, zoals Adobe, meten we via de identiteitslaag.

Wij werken dit percentage bij zodra er nieuwe cases zijn afgerond. Reken op schommelingen: een organisatie die net gereorganiseerd is, zit ruim boven de 18%; een organisatie met groepsgebaseerde licentietoewijzing en een kwartaalroutine zit eronder.

Wat betekent dit voor jouw organisatie in euro’s?

Voor een organisatie van 150 mensen met € 2.500 aan licentiekosten per persoon per jaar is de totale licentiepost € 375.000. Bij 18% inactief is dat € 67.500 per jaar; bij Zylo’s 36% zou het € 135.000 zijn. Het werkelijke bedrag ligt ergens daartussen en hangt af van de definitie die je aanhoudt als je opzegt.

Dezelfde som voor drie organisatiegroottes, met 18% als ondergrens en 36% als bovengrens:

• 50 mensen, € 125.000 licentiekosten: € 22.500 tot € 45.000 per jaar.
• 150 mensen, € 375.000 licentiekosten: € 67.500 tot € 135.000 per jaar.
• 400 mensen, € 1.000.000 licentiekosten: € 180.000 tot € 360.000 per jaar.

Het rekenvoorbeeld op onze prijspagina gebruikt voor 400 mensen € 182.000 gemeten inactief, dus net boven de ondergrens. Dat is bewust: de ondergrens is wat na een strenge meting overblijft en wat je zonder discussie kunt opzeggen. De € 2.500 per persoon is onze werkaanname; hoe je dat bedrag voor je eigen organisatie uit het grootboek haalt, staat in het artikel over licentiekosten per medewerker.

Hoe kom je aan je eigen cijfer?

Begin met het rapport dat je al hebt: open in het Microsoft 365-beheercentrum Reports > Usage > Microsoft 365 apps > Active users, kies een periode van 180 dagen en exporteer naar csv. Tel de gebruikers die in de afgelopen 90 dagen op geen enkel onderdeel een “last active date” hebben, en deel dat aantal door het aantal toegewezen licenties. Dat is je eerste percentage, met de ruime Microsoft-definitie van “actief”.

Het Microsoft FinOps Framework noemt dit onder Licenties en SaaS (opent in een nieuw tabblad) (Microsoft Learn) “bewaken en controleren”: gebruik, kosten en naleving continu volgen en rapporten periodiek bekijken. Dat is het eerlijke advies: niet één keer kijken, maar blijven kijken.

De beperkingen van dat eigen cijfer zijn dezelfde als die van elk leveranciersrapport. Het telt één handeling als gebruik, het loopt 24 tot 48 uur achter, het ziet niet welk onderdeel van een bundel iemand gebruikt en het bestaat bij Adobe en de meeste CAD-leveranciers helemaal niet. Daarom valt het percentage dat je zelf uit de rapporten haalt, vrijwel altijd lager uit dan wat er werkelijk leegstaat, en hoger dan wat je durft op te zeggen. Het gat daartussen dichten, per licentie en per persoon, over maanden, is het werk dat wij doen.

Citeer je cijfers uit dit artikel, neem dan de bron en het jaar mee. Een percentage zonder definitie is het minst bruikbare getal in de hele discussie.