Ontwerplicenties buiten het ontwerpteam

Een werkvoorbereider wilde één keer een DWG openen. Een projectleider moest een Revit-model beoordelen. De calculator had AutoCAD nodig voor een tender. Alle drie kregen een volledige licentie, want dat was het snelst. Twee jaar later staan die licenties er nog.

Zo waaieren ontwerplicenties bij bouwbedrijven uit over de organisatie. Dit artikel laat zien waar je in Autodesk Account ziet wie zijn licentie niet gebruikt, hoe je de melding daarvoor aanzet, wanneer Flex-tokens goedkoper zijn dan een abonnement op naam, en wat dat een bedrijf van 480 mensen kan opleveren.

Waarom staan er Autodesk-licenties buiten het ontwerpteam?

Omdat een licentie op naam in een minuut is toegewezen en nooit vanzelf verloopt. De aanvraag komt uit een project: een review, een tender, een oplevering. Het project eindigt, de licentie blijft. Niemand vraagt ze terug, omdat niemand ze ziet. De beheerder kijkt naar het totaal, de manager naar de factuur.

Drie bronnen zorgen voor de aanwas. Ten eerste projectaanvragen: iemand buiten het ontwerpteam heeft tijdelijk toegang nodig en krijgt een jaarabonnement. Ten tweede collecties: wie de AEC Collection krijgt voor AutoCAD, heeft daarmee ook Revit, Civil 3D en Navisworks, en telt in elk van die rapporten mee als toegewezen. Ten derde vertrek: bij offboarding wordt het Microsoft-account geblokkeerd, maar de Autodesk-licentie blijft toegewezen aan een e-mailadres dat niet meer bestaat.

Hetzelfde geldt voor de pakketten eromheen. Bluebeam Revu wordt gebruikt door werkvoorbereiders en uitvoerders en beheerd in Org Admin (opent in een nieuw tabblad) (Bluebeam, Engels). Solibri heeft een rapport per gebruiker (opent in een nieuw tabblad) (Solibri, Engels) dat het gebruik over een gekozen periode toont. Elk pakket heeft zijn eigen console, en die consoles praten niet met elkaar.

Waar zie je in Autodesk Account wie zijn licentie niet gebruikt?

In het Usage report. Log in op manage.autodesk.com, ga naar Reporting > Usage report, kies een periode tot twaalf maanden of een eigen datumbereik, filter op gebruikersactiviteit “inactive” en sorteer op “days used” of “last accessed”. Exporteer de lijst. Inactief betekent: toegang tot het product, maar geen enkele licentie-autorisatie in de gekozen periode.

De stappen, volgens de documentatie van het Usage report (opent in een nieuw tabblad) (Autodesk, Engels):

1. Ga naar Reporting > Usage report.
2. Kies de periode. De opties zijn 30 dagen, 3, 6, 9 of 12 maanden, of een eigen bereik. Neem twaalf maanden, anders mis je de mensen die alleen in het tenderseizoen tekenen.
3. Open Filter en kies bij gebruikersactiviteit “inactive”. Filter daarnaast op toegangstype “subscription”, want Flex-gebruikers krijgen nooit het label inactief.
4. Zet via Columns de kolommen “days used”, “last accessed”, “assigned date” en “monthly average” aan en sorteer op “days used”.
5. Klik op Export. De filters gaan mee in het bestand. Je vindt exports terug onder Reporting > Export; Autodesk verwijdert ze na veertien dagen.

Twee definities uit dezelfde pagina zijn belangrijk. “Last accessed” is de laatste dag waarop een licentie-autorisatie plaatsvond, in UTC. En het rapport meet alleen gebruikers die verbinding met internet hadden. Wie een maand offline tekende, staat op nul.

Voor het totaal per product gebruik je Reporting > Seat usage (opent in een nieuw tabblad) (Autodesk, Engels): hoeveel toegewezen gebruikers een product in de periode hebben geopend, tegenover het aantal licenties. Wie het Business-plan heeft, ziet onder Reporting > Insights > Team insights bovendien een kant-en-klare lijst van gebruikers die hun producten de afgelopen drie maanden niet hebben gebruikt.

Staan er sterretjes in plaats van namen? Dan staat de optie voor persoonsgegevens in de teaminstellingen uit. Zet die aan, anders kun je niets navragen.

Hoe zet je de melding voor inactieve gebruikers aan?

Via Settings > Email settings, onderdeel Inactive users, knop Set up. Je kiest een startdatum, een frequentie (wekelijks, elke twee weken, maandelijks of elk kwartaal) en een inactiviteitsperiode (30 dagen, 3, 6 of 9 maanden, of een jaar). Alleen de primaire beheerder kan dit instellen en alleen die ontvangt de mail.

De mail bevat het aantal inactieve gebruikers en een knop “View inactive users” die een voorgefilterd Usage report opent, waarin je de toewijzing direct kunt intrekken. De documentatie over usage notifications (opent in een nieuw tabblad) (Autodesk, Engels) noemt twee beperkingen: Flex-gebruikers en gebruikers die via een groep zijn toegewezen, kun je vanuit dat rapport niet loskoppelen. Dat doe je via User management.

Kies als periode zes maanden en als frequentie maandelijks. Dan komt de lijst vanzelf, zonder dat iemand eraan hoeft te denken, en hij is kort genoeg om in tien minuten af te handelen.

Wanneer is Flex goedkoper dan een abonnement op naam?

Onder ongeveer honderd gebruiksdagen per jaar. Flex werkt met vooraf gekochte tokens die per dag worden afgeschreven zolang een product openstaat. Revit kost 10 tokens per dag, AutoCAD 7. Bij € 3,15 per token is een Revit-dag € 31,50 en een AutoCAD-dag € 22,05. Tegenover € 3.159 en € 2.203 per jaar ligt het omslagpunt rond honderd dagen.

De cijfers komen van Autodesk zelf. De Nederlandse Flex-pagina (opent in een nieuw tabblad) noemt € 3,15 per token bij afname onder de 5.000 tokens en een geldigheid van een jaar vanaf aankoop; oudere tokens gaan eerst op. De tokens per dag staan in de Flex-tarievenlijst op dezelfde site. De abonnementsprijzen staan op de Nederlandse productpagina’s van AutoCAD (opent in een nieuw tabblad) en Revit (opent in een nieuw tabblad): € 2.203 en € 3.159 per jaar voor één gebruiker bij jaarlijkse betaling, inclusief geschatte btw. Als bedrijf trek je de btw af; deel door 1,21 voor het bedrag dat op je resultaat drukt.

Iemand die vijftien dagen per jaar Revit opent, kost op Flex € 472,50. Op een abonnement € 3.159. Let wel: Flex-gebruikers krijgen nooit het label inactief, dus voor hen bewaak je het tokenverbruik via Reporting > Token usage in plaats van het Usage report.

Rekenvoorbeeld: een bouwbedrijf met 480 medewerkers

Neem een bouwbedrijf van 480 mensen met 36 Revit-licenties en 44 AutoCAD-licenties. Het ontwerpteam van veertig mensen gebruikt ze dagelijks. Het Usage report over twaalf maanden laat 18 licenties op nul dagen zien en 13 licenties onder de twintig dagen. Opzeggen en omzetten naar Flex scheelt ruwweg € 76.000 per jaar inclusief btw, circa € 63.000 exclusief.

De rekensom, met de lijstprijzen van hierboven:

• Nul dagen, opzeggen bij de verlenging: 8 × Revit € 3.159 = € 25.272, plus 10 × AutoCAD € 2.203 = € 22.030. Samen € 47.302.
• Minder dan twintig dagen, over naar Flex: die 13 licenties kosten nu 6 × € 3.159
  • 7 × € 2.203 = € 34.375. Op Flex, bij vijftien dagen per persoon: 6 × 15 × € 31,50 + 7 × 15 × € 22,05 = € 5.150. Verschil € 29.225.
• Totaal € 76.527 per jaar inclusief btw, € 63.245 exclusief.

Bij 31 van de 80 licenties moet er dus iets veranderen. Ter vergelijking: in de 2026 SaaS Management Index van Zylo (opent in een nieuw tabblad) (Engels) blijft gemiddeld 36 procent van de SaaS-licenties ongebruikt. In een organisatie met een vaste ontwerpafdeling kom je op nul dagen vaak lager uit dan dat gemiddelde; daarom rekent het voorbeeld met 22 procent op nul en de rest als incidenteel. Vul je eigen aantallen in, dan heb je het beeld voor je eigen bedrijf.

Wat zegt het gebruiksrapport niet?

Het telt dagen waarop een product online is geopend, niet wat er gebeurde. Revit twee minuten openen om een model te bekijken telt als een volle gebruiksdag. Offline werk is onzichtbaar. Flex-gebruikers zijn nooit inactief. En iemand die in twee teams zit, kan in het ene inactief zijn en in het andere actief, wat de telling per team vertekent.

• Een geopend programma is een gebruiksdag. Het rapport maakt geen verschil tussen een dag tekenen en een dag kijken.
• Wie korter een licentie heeft dan de gekozen periode, telt niet als actief en ook niet als inactief. Nieuwe licenties vallen dus buiten de lijst.
• Bluebeam en Solibri hebben elk een eigen console met een eigen definitie van gebruik. Drie pakketten, drie lijsten, drie beheerders.
• Niemand legt de lijst naast de HR-lijst of de projectplanning. Of een licentie op nul hoort bij iemand die volgende maand aan een tender begint, weet alleen diens leidinggevende.

Wij lezen deze rapporten maandelijks uit, per pakket, en leggen ze naast wat dezelfde mensen op Microsoft 365, Adobe en de andere platformen doen. Dat is het deel dat geen enkele console zelf kan.

Wat doe je met de lijst?

Drie acties, in deze volgorde. Trek de toewijzing in bij de licenties op nul, via User management. Verlaag het aantal licenties voor de verlenging, via Billing and Orders > Subscriptions and Contracts > Reduce seats. Geef incidentele gebruikers Flex. Zet daarna de melding voor inactieve gebruikers aan, zodat de lijst niet binnen een jaar weer volloopt.

Let op de volgorde en de datum. Volgens de pagina over het verminderen van licenties (opent in een nieuw tabblad) (Autodesk, Engels) blijft het huidige aantal beschikbaar tot de verlengdatum en gaan de lagere hoeveelheid en prijs pas bij de verlenging in. Een lijst die een week na de verlenging klaar is, kost een jaar. Zet de verlengdatum van elk contract in de agenda met een herinnering drie maanden ervoor, en laat het Usage report dan over twaalf maanden lopen.

De licenties buiten het ontwerpteam zijn zelden het gevolg van slordigheid. Ze zijn het gevolg van een systeem dat toewijzen makkelijk maakt en terugnemen onzichtbaar. Het rapport, de melding en de verlengdatum zijn de drie plekken waar je dat omdraait.