Licentiebeheer in de bouw: waar het geld zit

Een bouwbedrijf betaalt voor drie soorten software. De werkplek, voor iedereen. De vakapplicaties, voor tekenen, coördineren en controleren. En de bedrijfsvoering: ERP, planning, urenregistratie. Elke laag heeft een eigen leverancier, een eigen beheerder en een eigen console. Niemand ziet ze naast elkaar.

Dit artikel gaat over wat daaraan specifiek is voor de bouw en de installatietechniek: waar het geld zit, welke licenties in de praktijk leeg blijken te staan en in welk scherm je dat per pakket ziet. Voor een uitgebreide uitleg over Autodesk, inclusief de rekensom voor Flex, zie Ontwerplicenties buiten het ontwerpteam.

Waar zit het geld in de software van een bouwbedrijf?

Per licentie in de vakapplicaties, in totaal vaak in de werkplek. Een AEC Collection kost circa € 3.190 per jaar exclusief btw, een licentie Microsoft 365 E3 € 453. Maar E3 staat op iedere medewerker, ook op uitvoerders en monteurs, en de vakapplicaties op een paar tientallen mensen. De bedrijfsvoering is kleiner en blijft het langst hangen.

De drie lagen, met de pakketten die we in de sector het vaakst tegenkomen:

• Werkplek: Microsoft 365, meestal E3 of E5, soms Business Premium bij kleinere bedrijven. Op de Nederlandse prijslijst (opent in een nieuw tabblad) staat E3 in september 2026 op € 37,78 en E5 op € 58,13 per gebruiker per maand, exclusief btw.
• Vakapplicaties: Autodesk (AutoCAD, Revit, Civil 3D, vaak als AEC Collection), Bluebeam Revu, Solibri voor modelcontrole, Trimble Connect voor het delen van modellen en in de installatietechniek Stabicad. De Nederlandse prijzen van Autodesk (opent in een nieuw tabblad) noemen € 3.860 per jaar voor de AEC Collection, inclusief geschatte btw. Bluebeam kost in Nederland € 240 (Basics), € 300 (Core), € 400 (Complete) of € 540 (Max) per gebruiker per jaar, exclusief btw (Bluebeam (opent in een nieuw tabblad)).
• Bedrijfsvoering: AFAS of Exact voor administratie en HR, een branchepakket zoals VPS, planningssoftware en de apps voor werkbonnen en uren op de telefoon.

Hoe dat optelt tot een bedrag per medewerker, en hoe het per sector verschilt, staat in Licentiekosten per medewerker.

Wat maakt licentiebeheer in de bouw anders?

Vijf dingen: aanvragen komen uit projecten, veel mensen werken buiten, het werk kent pieken, er werken mensen mee die niet in dienst zijn en BIM-coördinatie legt dure pakketten bij een kleine groep. Elk van die vijf zorgt ervoor dat een licentie makkelijk wordt toegewezen en zelden wordt teruggenomen.

• Projectaanvragen. Een werkvoorbereider heeft voor één project Revit nodig en krijgt een jaarabonnement. Het project eindigt in maart, de licentie verlengt in november.
• Uitvoerders en buitendienst. Wie op de bouwplaats of bij de klant werkt, gebruikt mail, agenda en Teams op de telefoon. Toch staat vaak dezelfde bundel op zijn naam als op die van de calculator.
• Tenderpieken. Calculatie werkt in golven. Wie drie maanden meet, ziet een calculator in een stille periode als inactief. Meet daarom over twaalf maanden.
• Onderaannemers en zzp’ers. Ze krijgen een account om mee te kijken in het model of de tekening, en dat account krijgt soms een betaalde licentie. Na de oplevering vraagt niemand die licentie terug, want niemand van het eigen personeel vertrekt.
• BIM-coördinatie. Modelcontrole en clashdetectie horen bij een paar coördinatoren. Solibri en Navisworks komen dan toch bij anderen terecht, via een collectie of omdat iemand “ook even wilde kijken”.

Welke licenties blijken in de bouw meestal inactief?

Per laag een ander patroon. In de werkplek zijn het zware bundels op mensen die alleen mail en agenda gebruiken, plus licenties van vertrokken collega’s. In de vakapplicaties zijn het projectaanvragen en kijkers met een volledige licentie. In de bedrijfsvoering zijn het accounts die na vertrek of projecteinde blijven bestaan.

Laag	Wat er meestal inactief blijkt	Waar je het ziet
Werkplek, Microsoft 365	E3 of E5 op uitvoerders en monteurs die alleen mail, agenda en Teams gebruiken; licenties van vertrokken medewerkers en tijdelijke projectaccounts	Microsoft 365-beheercentrum > Rapporten > Gebruik > Actieve gebruikers (opent in een nieuw tabblad), per dienst, over 180 dagen
Autodesk	AutoCAD en Revit uit projectaanvragen; AEC Collection bij wie alleen AutoCAD opent; licenties op vertrokken tekenaars	Autodesk Account > Reporting > Usage report (opent in een nieuw tabblad); met een Business-plan ook Reporting > Insights > Team Insights
Bluebeam Revu	Core of Complete bij wie alleen tekeningen bekijkt; betaalde licenties voor onderaannemers	Org Admin > Users, kolom Last Login; via Users > Export als CSV
Solibri, Trimble Connect, Stabicad	Solibri buiten de BIM-coördinatie; Trimble Connect Business bij meekijkers; Stabicad op naam bij vertrokken engineers	Solibri Solution Center, rapport per gebruiker; Trimble Connect Admin Dashboard, licensed users; het licentieportaal van Trimble
Bedrijfsvoering: AFAS, Exact, VPS, planning	Gebruikers die na vertrek of projecteinde blijven bestaan; volledige gebruikers waar een lichtere rol volstaat	De gebruikerslijst in het pakket, naast de factuur; laatste gebruik staat daar niet altijd bij

Een paar details per pakket die het verschil maken.

Bij Autodesk laat Team Insights met een Business-plan een lijst zien van gebruikers die hun producten de afgelopen drie maanden niet hebben gebruikt. Zonder Business-plan gebruik je het Usage report (Team insights (opent in een nieuw tabblad), Autodesk, Engels).

Bij Bluebeam kun je in Org Admin niet filteren op de kolom Last Login, maar die staat wel in de lijst (Search and filter users (opent in een nieuw tabblad), Bluebeam, Engels). Exporteer onder Users > Export en sorteer in Excel. Sinds maart 2026 staat er ook een kolom License Assigned in de export (Export a user list (opent in een nieuw tabblad), Engels).

Solibri toont in het Solution Center twee rapporten: de dagelijkse piek in gebruik en het gebruik per gebruiker over een gekozen periode (Solibri (opent in een nieuw tabblad), Engels). De piek zegt hoeveel licenties er tegelijk nodig waren; dat is het getal voor de verlenging.

Stabicad kent sinds versie 22.12 naast het oude model ook licenties op naam, die een internetverbinding nodig hebben (Trimble (opent in een nieuw tabblad), Engels). Op naam betekent ook: een licentie die op een vertrokken engineer kan blijven staan.

Heeft iedereen die een tekening bekijkt een betaalde licentie nodig?

Nee. Revu 21 opent, toont en print pdf’s zonder abonnement, in alleen-lezenmodus. Je kunt formulieren invullen en meedoen in Studio Sessions. Markeren, meten en hoeveelheden uittrekken vraagt wel een betaald plan. Voor een uitvoerder die alleen de laatste revisie wil zien, is een licentie van € 300 per jaar dus vaak overbodig.

Bluebeam beschrijft wat er zonder abonnement kan in Work in Revu 21 without a subscription (opent in een nieuw tabblad) (Engels). In Org Admin zet je iemand terug via Users, de gebruiker, Deactivate User en dan Downgrade. De gebruiker wordt Unpaid Collaborator en kan blijven meewerken zonder betaalde licentie (Deactivate or downgrade user (opent in een nieuw tabblad), Engels). Deactivate is voor wie vertrokken is.

Voor externen werkt Autodesk met een aparte rol. Je kunt in User Management > By User een gebruiker als external user aanmerken, bedoeld voor “contractors or vendors”. Gebruikers die via een hub van Forma Design Collaboration, voorheen BIM Collaborate Pro, of Forma Build in je team komen, krijgen die rol standaard (Designate external users (opent in een nieuw tabblad), Autodesk, Engels). Zo zie je in één filter welke licenties op mensen buiten je eigen organisatie staan.

Bij Trimble Connect let je op het omgekeerde. Een licentie intrekken haalt iemand niet uit je projecten; hij kan alleen geen nieuwe projecten meer aanmaken op jouw licentie. En de lijst in het Admin Dashboard toont alleen wie zich heeft aangemeld, niet iedereen met een licentie (Licensed users (opent in een nieuw tabblad), Trimble, Engels). Voor het volledige overzicht verwijst Trimble naar het licentieportaal van je account.

Hoe ziet dat eruit bij een installatiebedrijf van 340 mensen?

Bij een installatiebedrijf van 340 medewerkers vonden we 214 van 1.240 licenties zonder werkelijk gebruik in twaalf maanden, samen € 91.000 per jaar. Bijna de helft stond op vertrokken collega’s, de rest op zware pakketten bij mensen die alleen mail en agenda openen. Zo kan dat bedrag over de drie lagen verdeeld zijn.

De aantallen, het bedrag en de verhouding tussen vertrokken en zware pakketten komen uit die case. De verdeling per pakket hieronder is een illustratie: de case publiceert die niet. De prijzen zijn Nederlandse lijstprijzen, exclusief btw.

• Werkplek, vertrokken medewerkers: 72 × E3 × € 37,78 × 12 = € 32.642.
• Werkplek, monteurs die alleen op de telefoon werken, van E3 naar F3: F3 kost € 8,66 per maand volgens de europrijzen van Microsoft (opent in een nieuw tabblad) (Engels). 64 × € 29,12 × 12 = € 22.364. F3 is bedoeld voor wie op telefoon of tablet werkt (opent in een nieuw tabblad) (Microsoft Learn, Engels); wie op een laptop documenten maakt, houdt E3.
• Bluebeam Core bij vertrokken collega’s en bij monteurs die alleen kijken: 34 × € 300 = € 10.200.
• AutoCAD op vertrokken tekenaars en afgelopen projectaanvragen: 8 × € 1.821 = € 14.565.
• AEC Collection bij wie alleen AutoCAD opent, terug naar AutoCAD: 4 × € 1.369 verschil = € 5.478.
• Bedrijfsvoering, accounts van vertrokken medewerkers in planning en ERP: 32 × een aangenomen € 15 per maand × 12 = € 5.760.

Dat zijn 214 regels en € 91.009 per jaar. De Autodesk-bedragen zijn de prijzen op de Nederlandse site, inclusief geschatte btw, gedeeld door 1,21. Via een reseller of met een meerjarig contract ligt je eigen prijs anders; het aantal regels niet.

Het bouwbedrijf van 480 mensen had een ander patroon: E5 voor iedereen, terwijl de meesten alleen mail en agenda werkelijk openden. Het verschil tussen E5 en E3 is € 20,35 per gebruiker per maand. Voor 480 mensen is dat € 117.216 per jaar voor de laag boven E3. Hoeveel daarvan terecht was, staat niet in de case; hoe je dat per functie telt, staat in E5 voor iedereen. Ons gemiddelde over drie cases is 18 procent inactieve licenties (de cijfers).

Wat zie je niet in de consoles?

Elke console toont zijn eigen pakket, met zijn eigen definitie van gebruik. Autodesk telt dagen waarop een product online is geopend, Bluebeam toont een laatste aanmelding, Microsoft telt elke bewuste handeling. Geen van de drie weet wie er uit dienst is, wie onderaannemer is of welk project volgende maand begint.

• Wie op een bouwplaats offline tekent, lijkt in Autodesk inactief. Wie zich één keer bij Bluebeam aanmeldt, heeft een recente Last Login, ook als hij niets markeert.
• De console van Trimble Connect kent alleen wie zich heeft aangemeld. Een licentie die nooit is gebruikt, ontbreekt er dus mogelijk helemaal.
• Voor de bedrijfsvoering is er vaak geen gebruiksrapport. Daar vergelijk je de gebruikerslijst met de personeelslijst, met de hand.

Wat ontbreekt, is het beeld per medewerker: alle licenties naast elkaar, over twaalf maanden, naast de HR-lijst en de projectplanning. Dat is wat wij meten, met alleen leesrechten op de portalen die je al hebt.

Waar begin je?

Bij de laag met de meeste regels, niet bij de duurste licentie. Leg de lijst met vertrokken medewerkers naast Microsoft 365, Autodesk en Bluebeam, en haal eruit wat op nul staat. Dat is een middag werk. Daarna de uitvoerders en monteurs, en pas dan de vakapplicaties per project.

Zet voor elk pakket de verlengdatum in de agenda, en zorg dat de export over twaalf maanden drie maanden vóór die datum klaarligt. Maak afspraken voor externen: een licentie voor een onderaannemer krijgt een einddatum die aan het project gekoppeld is. En neem bij de oplevering van een project niet alleen de sleutels in, maar ook de licenties.