Adobe
Adobe-licenties beheren: ongebruikte Creative Cloud- en Acrobat-licenties vinden
Adobe is het platform waar het beheerportaal het minst vertelt. Je ziet toewijzingen, geen gebruik. Dat maakt Adobe de plek waar de meeste licenties ongezien blijven staan.
Adobe is het platform waar beheerders het vaakst zeggen: we weten het gewoon niet. De Admin Console is gebouwd om licenties uit te delen, niet om te zien of ze worden gebruikt. Dat is geen verwijt aan de beheerder: zo werkt het portaal.
Waar het geld zit
In het verschil tussen All Apps en wat iemand werkelijk opent. Een volledige Creative Cloud-licentie kost een veelvoud van een enkele app of van Acrobat alleen. Heeft een afdeling ooit “iedereen All Apps” gekregen, dan blijft dat staan tot iemand het per persoon nakijkt. Daarnaast vergeten offboardingchecklists Adobe vaak, omdat het buiten de Microsoft-omgeving valt.
Wat het beheerportaal wel en niet laat zien
Het toewijzingsrapport en het auditlogboek vertellen wie wat heeft en sinds wanneer. Dat is de helft van het verhaal. De andere helft, of iemand de apps opent, moet uit een andere bron komen: de aanmeldlogboeken van je identity provider of een meting op de werkplek. Zonder die tweede bron is elke Adobe-opschoning een schatting.
Wat Adobe zelf over gebruik vertelt.
Het signaal dat de leverancier geeft en wat het wel en niet betekent.
- Licentietoewijzingsrapport in de Global Admin Console (Insights > Reports > License assignment)
- Wie een licentie heeft en sinds wanneer. Niet of, wanneer of hoe vaak die is gebruikt. De gegevens lopen tot 48 uur achter.
- Auditlogboek (Admin Console > Insights > Logs)
- Beheerhandelingen zoals toewijzen en verwijderen. Geen gebruikersactiviteit in de apps.
- Aanmeldingen bij de identity provider (Entra ID, Okta) op de Adobe-app
- De enige externe bron voor 'is er ingelogd'. Eén aanmelding per kwartaal houdt een Creative Cloud-licentie van honderden euro's in stand.
Waar je zelf kunt kijken.
- 01
Global Admin Console > Insights > Reports > License assignment: rapport per product en periode aanmaken, downloaden en per gebruiker sorteren. Documentatie (opent in een nieuw tabblad)
- 02
Admin Console > Gebruikers: per gebruiker de productprofielen bekijken en verwijderen wat niet bij de functie hoort. Documentatie (opent in een nieuw tabblad)
- 03
Admin Console > Insights > Logs: het auditlogboek toont wanneer een licentie is toegewezen, handig om 'sinds project X' terug te vinden. Documentatie (opent in een nieuw tabblad)
- 04
Identity provider: aanmeldlogboek op de Adobe-applicatie exporteren en naast het toewijzingsrapport leggen. Documentatie (opent in een nieuw tabblad)
Wat meestal inactief blijkt
Volledige Creative Cloud-licenties op mensen die alleen Acrobat gebruiken, Acrobat Pro op iedereen 'voor het geval dat', licenties op vertrokken medewerkers die bij offboarding vergeten zijn omdat Adobe buiten de standaardchecklist valt en dubbele licenties voor één persoon in twee productprofielen.
Wij lezen Adobe al uit.
Met alleen leesrechten, zonder installatie. Je krijgt per licentie en per medewerker te zien wat er inactief is en wat opzeggen oplevert. No cure, no pay.
Vragen over Adobe-licenties.
Kan ik in de Adobe Admin Console zien wie zijn licentie gebruikt?
Nee. De Admin Console toont welke licentie aan welke gebruiker is toegewezen en wanneer dat is gebeurd, maar geen gebruiksfrequentie of laatste activiteit in de apps. Adobe verwijst daarvoor naar de aanmeldlogboeken van je identity provider. Voor werkelijk gebruik moet je dus buiten Adobe meten.
Welke Adobe-licenties blijken het vaakst ongebruikt?
Creative Cloud All Apps op medewerkers die alleen Acrobat of één app gebruiken en Acrobat Pro op mensen die alleen PDF's lezen. Daarnaast licenties op vertrokken medewerkers, omdat Adobe vaak niet in de offboardingchecklist staat. Bij een controle blijkt vaak een kwart van de Creative Cloud-licenties niet of nauwelijks gebruikt te worden.
Wanneer kan ik Adobe-licenties opzeggen of verlagen?
Bij een VIP- of ETLA-contract kun je het aantal alleen op de jaarlijkse verlengdatum verlagen; tussentijds toevoegen kan wel. Zet daarom minimaal drie maanden vóór die datum het toewijzingsrapport naast de aanmeldgegevens uit je identity provider en bepaal per gebruiker of All Apps, een Single App of alleen Acrobat past.
Verder lezen
- De duurste medewerker is degene die al weg isUit dienst · 10 min
- Waarom één keer opruimen niet werktBeheer · 8 min
- Wat is een licentieaudit en waarom krijg je er een?Beheer · 17 min
Bronnen
- License assignment reports for enterprise products (Adobe Help, Engels) (opent in een nieuw tabblad)
- Create, update, or remove user accounts on the Admin Console (Adobe Help, Engels) (opent in een nieuw tabblad)
- Use audit log to track user assignments and events (Adobe Help, Engels) (opent in een nieuw tabblad)
- User management in Adobe Admin Console (Adobe Help, Engels) (opent in een nieuw tabblad)