Salesforce

Ongebruikte Salesforce-licenties opsporen en vrijmaken vóór de verlenging

Salesforce rekent per gebruikerslicentie en per editie. Elke licentie die op een vertrokken verkoper of een integratie-account staat, kost het volle tarief tot de verlenging.

6 maandenbewaartermijn van de Login History

directkomt de licentie vrij na deactiveren

jaarlijkskun je het aantal alleen bij de verlenging verlagen

Per gebruiker is Salesforce een van de duurste licenties in het landschap. Juist daarom valt op hoe vaak licenties blijven staan op mensen die er niet meer werken, of op koppelingen die een volledige gebruikerslicentie kregen omdat dat destijds het snelst was.

Waar het geld zit

Bij de verlenging. Salesforce laat het aantal licenties tijdens de looptijd niet zakken, dus alles wat je vandaag vrijmaakt, levert pas geld op als je bij de verlenging voor minder licenties tekent. Wie dan geen cijfers heeft, tekent voor het aantal van vorig jaar.

Wat het beheerportaal wel en niet laat zien

De Login History gaat zes maanden terug en toont aanmeldingen, ook van koppelingen en mobiele apps. Daarmee vind je de accounts die helemaal stilstaan. Het zegt niets over wie een Sales Cloud-licentie nodig heeft en wie met een goedkopere Platform-licentie toe kan. Daarvoor moet je kijken naar wat mensen in Salesforce doen, niet alleen of ze binnen zijn geweest.

Wat Salesforce zelf over gebruik vertelt.

Het signaal dat de leverancier geeft en wat het wel en niet betekent.

Login History (Setup > Users > Login History), tot zes maanden terug: Een aanmelding zegt dat iemand binnen is geweest, niet dat er records zijn bijgewerkt. Automatische koppelingen loggen ook in.
Laatste aanmelding op het gebruikersrecord: Een snel filter voor accounts die al maanden stilstaan. Integratie-accounts en API-gebruikers vallen erbuiten.
Type licentie per gebruiker (Sales Cloud, Service Cloud, Platform, Chatter Free): Wie alleen leest of rapporten opent, kan vaak toe met een goedkopere licentie.

Waar je zelf kunt kijken.

01
Setup > Users > Users: toon de kolommen Laatste aanmelding en Gebruikerslicentie en sorteer op datum. Documentatie (opent in een nieuw tabblad)
02
Setup > Users > Login History: exporteer de laatste zes maanden en zet ze naast de licentielijst. Documentatie (opent in een nieuw tabblad)
03
Deactiveer in plaats van te verwijderen: de licentie komt direct vrij en de historie blijft staan. Documentatie (opent in een nieuw tabblad)
04
Automatiseren: een flow die gebruikers zonder aanmelding in de afgelopen 90 dagen markeert of deactiveert. Documentatie (opent in een nieuw tabblad)

Wat meestal inactief blijkt

Vertrokken verkopers die nooit zijn gedeactiveerd, integratie- en service-accounts op een volledige gebruikerslicentie en medewerkers met een Sales Cloud-licentie die alleen dashboards bekijken.

Wij lezen Salesforce al uit.

Met alleen leesrechten, zonder installatie. Je krijgt per licentie en per medewerker te zien wat er inactief is en wat opzeggen oplevert. No cure, no pay.

Plan een doorlichting

Vragen over Salesforce-licenties.

Hoe zie ik welke Salesforce-gebruikers niet meer inloggen?

Ga naar Setup > Users > Users en voeg de kolom Laatste aanmelding toe, of exporteer de Login History onder Setup > Users. Sorteer op datum. Gebruikers zonder aanmelding in de afgelopen 60 tot 90 dagen, die langer dan 30 dagen geleden zijn aangemaakt, zijn kandidaten om te deactiveren.

Kost een gedeactiveerde Salesforce-gebruiker nog een licentie?

Nee. Een gedeactiveerde gebruiker telt niet mee voor het aantal beschikbare licenties, en de licentie kan direct aan iemand anders worden toegewezen. Records, activiteiten en historie van de gebruiker blijven bewaard. Verwijderen kan niet en is ook niet nodig.

Kan ik Salesforce-licenties tussentijds opzeggen?

In de regel niet: het aantal gebruikerslicenties ligt vast voor de looptijd van het contract. Wat je vrijmaakt, kun je wel opnieuw toewijzen. Verlagen doe je bij de verlenging, dus meet minimaal drie maanden vóór die datum welke licenties niet gebruikt worden.

Verder lezen

De duurste medewerker is degene die al weg isUit dienst · 10 min
Wat je moet weten voordat je een verlenging tekent.Onderhandelen · 9 min