Microsoft

Microsoft 365-licenties optimaliseren: ongebruikte E3- en E5-licenties opsporen

Microsoft 365 is bij vrijwel elke organisatie de grootste licentiepost. Het beheercentrum laat veel zien, maar 'actief' betekent er iets anders dan 'gebruikt'.

24 tot 48 uurvertraging van de gebruiksrapporten

7 dagenopzegtermijn na een verlenging bij een partner (NCE)

E3 → E5de laag waar het verschil zit

Microsoft 365 is bijna altijd de grootste regel op de licentiefactuur, en tegelijk de regel waar het minst naar wordt omgekeken. De bundel wordt bij de migratie gekozen, daarna groeit het aantal mee met de organisatie, maar krimpt het zelden mee.

Waar het geld zit

Drie plekken. Ten eerste licenties op accounts die niet meer bij een werkende collega horen: uit dienst, langdurig verlof, geblokkeerd na een incident. Ten tweede de laag: E5 voor iedereen omdat dat bij de migratie makkelijk was, terwijl de functies die het prijsverschil rechtvaardigen door een klein deel van de medewerkers worden gebruikt. Ten derde losse add-ons, zoals Power BI Pro, Visio, Project of Teams Phone, die ooit voor een project zijn aangezet en nooit meer uitgezet.

Wat het beheercentrum wel en niet laat zien

Het rapport Actieve gebruikers toont per dienst de laatste activiteitsdatum. Dat is genoeg om accounts te vinden die helemaal stilstaan. Het is niet genoeg om te zien of iemand de E5-functies gebruikt, want één gelezen mail maakt de gebruiker al actief. Daarvoor moet je per app kijken en de rapporten naast elkaar leggen, over meerdere maanden, en dat elk kwartaal opnieuw doen.

Wat Microsoft 365 zelf over gebruik vertelt.

Het signaal dat de leverancier geeft en wat het wel en niet betekent.

Laatste activiteitsdatum per dienst (Exchange, OneDrive, SharePoint, Teams, Viva Engage) in het rapport Actieve gebruikers: Elke bewuste handeling telt, ook één gelezen mail. Een gebruiker die alleen mail opent, is 'actief' voor E5.
Laatste aanmelding in Microsoft Entra ID: Zegt dat het account leeft, niet dat de licentie wordt gebruikt. Automatische koppelingen en telefoons melden zich ook aan.
Gebruik per app (Microsoft 365-apps, Teams, Power BI, Defender, Purview): De enige manier om te zien of de dure laag van E5 werkelijk wordt gebruikt. Staat verspreid over meerdere rapporten.

Waar je zelf kunt kijken.

01
Microsoft 365-beheercentrum > Rapporten > Gebruik > Actieve gebruikers: kies 90 of 180 dagen en exporteer naar Excel. Documentatie (opent in een nieuw tabblad)
02
Gebruikers > Actieve gebruikers: filter op 'Gelicentieerde gebruikers' en zet de lijst naast de export. Documentatie (opent in een nieuw tabblad)
03
Automatiseren: Microsoft Graph reportRoot getOffice365ActiveUserDetail levert dezelfde tabel als CSV. Documentatie (opent in een nieuw tabblad)
04
Structureel: licenties via groepen toekennen, zodat een vertrokken medewerker de licentie automatisch verliest. Documentatie (opent in een nieuw tabblad)

Wat meestal inactief blijkt

Licenties op vertrokken of geblokkeerde accounts, E5 op medewerkers die alleen mail en agenda gebruiken, Power BI Pro en Visio als losse add-ons op mensen die ze nooit openen, en gastaccounts met een betaalde licentie.

Wij lezen Microsoft 365 al uit.

Met alleen leesrechten, zonder installatie. Je krijgt per licentie en per medewerker te zien wat er inactief is en wat opzeggen oplevert. No cure, no pay.

Plan een doorlichting

Vragen over Microsoft 365-licenties.

Hoe zie ik welke Microsoft 365-licenties niet gebruikt worden?

Open in het Microsoft 365-beheercentrum Rapporten > Gebruik > Actieve gebruikers, kies een periode van 90 of 180 dagen en exporteer de tabel. Zet per gebruiker de laatste activiteitsdatum naast de toegewezen licenties. Bij gebruikers zonder activiteit in de gekozen periode is de licentie een kandidaat om weg te halen.

Telt inloggen als gebruik in Microsoft 365?

Voor Microsoft wel: elke bewuste handeling in een dienst, ook één geopende mail, zet de gebruiker op 'actief'. Voor de vraag of iemand een E5-licentie nodig heeft, zegt dat weinig. Daarvoor moet je per app kijken, bijvoorbeeld naar het gebruik van Defender, Purview of Power BI.

Kan ik een Microsoft 365-licentie tussentijds opzeggen?

Bij een jaarabonnement via een partner (New Commerce Experience) alleen binnen zeven dagen na aankoop of verlenging. Daarna zit je vast tot de volgende verlengdatum. Bij een Enterprise Agreement pas je het aantal aan bij de jaarlijkse true-up. Meet daarom vóór de verlengdatum.

Verder lezen

E5 voor iedereen, en waarom dat zelden kloptMicrosoft · 5 min
De duurste medewerker is degene die al weg isUit dienst · 10 min
Wat is een licentieaudit en waarom krijg je er een?Beheer · 17 min