SAP

SAP named user-licenties optimaliseren: classificatie, meting en vergeten gebruikers

Bij SAP betaal je niet voor wie werkt, maar voor hoe je gebruikers hebt geclassificeerd. Een gebruiker zonder classificatie telt in productie als Professional, het duurste type.

Professionalzo telt een niet-geclassificeerde gebruiker in productie

vergrendeldtelt mee; alleen een verlopen geldigheidsdatum telt niet

1 typeper persoon na consolidatie in LAW

SAP werkt anders dan de andere platformen. Er is geen portaal dat laat zien wie inactief is. Er is een meting: het meetprogramma telt de gebruikers in je systemen, en hoe die meting ze telt, hangt af van hoe jij ze hebt geclassificeerd. De meting wordt uitgevoerd wanneer SAP erom vraagt; SAP heeft volgens de eigen auditvoorwaarden (opent in een nieuw tabblad) (Engels) het recht het gebruik op gezette tijden te controleren.

Waar het geld zit

In de classificatie. Het verschil tussen een Professional-gebruiker en een Employee- of Limited Professional-gebruiker is per persoon groot, en de classificatie wordt meestal eenmalig vastgelegd bij het aanmaken van het account. Wie jaren geleden als inkoper begon en nu alleen uren schrijft, staat vaak nog als Professional te boek. Gebruikers die nooit zijn geclassificeerd, tellen volgens de documentatie van SAP (opent in een nieuw tabblad) (Engels) in productie zelfs automatisch als Professional.

Daarnaast de vertrokken medewerkers. Een vergrendeld account telt volgens de evaluatieregels (opent in een nieuw tabblad) (Engels) gewoon mee in de meting. Alleen een verlopen geldigheidsdatum haalt het eruit. En zonder consolidatie in de License Administration Workbench telt één persoon met accounts in drie systemen mogelijk drie keer.

Wat het beheerportaal wel en niet laat zien

USMM en LAW tellen accounts en typen. Ze laten niet zien wat iemand werkelijk in SAP doet, en dus ook niet of de classificatie klopt. Daarvoor moet je het gebruik per persoon over een langere periode naast het toegekende type leggen.

Eén risico valt buiten de named users: indirect gebruik. Systemen van derden die documenten in SAP aanmaken, zoals een webshop die orders boekt, vallen onder een ander licentiemodel, Digital Access, dat per document telt. SAP biedt daarvoor een Digital Access Evaluation Service (opent in een nieuw tabblad) (Engels) aan. Het opschonen van named users lost dat risico niet op.

Wat SAP zelf over gebruik vertelt.

Het signaal dat de leverancier geeft en wat het wel en niet betekent.

Contractueel gebruikerstype per gebruiker (classificatie in USMM, SU01 of SU10): Bepaalt hoe de meting een gebruiker telt. Het is een administratieve keuze, geen meting van gebruik. Een niet-geclassificeerde gebruiker in een productieclient telt als Professional.
Meetresultaat van transactie USMM, per systeem: Telt gedefinieerde gebruikers en engines. Vergrendelde gebruikers tellen mee, gebruikers met een verlopen geldigheidsdatum niet. Zegt niets over wat iemand in SAP doet.
Geconsolideerd resultaat in de License Administration Workbench (LAW 2.0): Voegt de gebruikers van één persoon over alle systemen samen tot één contractueel type. Dit is het cijfer dat naar SAP gaat.

Waar je zelf kunt kijken.

01
Transactie USMM (Administration > Administration > System Measurement): activeer de juiste prijslijst en gebruikerstypen, start de meting en controleer de Measurement Statistics. Documentatie (opent in een nieuw tabblad)
02
SU01 of SU10: classificeer gebruikers opnieuw en zet een geldigheidsdatum bij vertrokken medewerkers. Vergrendelen alleen is niet genoeg: vergrendelde gebruikers tellen mee. Documentatie (opent in een nieuw tabblad)
03
License Administration Workbench (LAW 2.0): consolideer de metingen van alle systemen, zodat één persoon één keer en met één type telt. Documentatie (opent in een nieuw tabblad)
04
SAP for Me > Finance & Legal > Consumption > On-Premise Consumption: gemeten tegenover gecontracteerd. Een negatieve Delta wijst op een mogelijke overschrijding. Documentatie (opent in een nieuw tabblad)

Wat meestal inactief blijkt

Professional-licenties op medewerkers die alleen hun eigen uren, verlof of declaraties invoeren, vergrendelde accounts van vertrokken collega's zonder geldigheidsdatum, gebruikers die nooit zijn geclassificeerd en daardoor als Professional tellen en dubbele accounts van één persoon in meerdere systemen die niet via LAW zijn samengevoegd.

Wij lezen SAP al uit.

Met alleen leesrechten, zonder installatie. Je krijgt per licentie en per medewerker te zien wat er inactief is en wat opzeggen oplevert. No cure, no pay.

Plan een doorlichting

Vragen over SAP-licenties.

Telt een vergrendelde SAP-gebruiker mee in de licentiemeting?

Ja. Volgens de evaluatieregels van SAP telt het meetprogramma vergrendelde gebruikers mee. Gebruikers van wie de geldigheidsdatum is verstreken, telt het niet mee. Zet bij vertrokken medewerkers daarom een einddatum in SU01, in plaats van het account alleen te vergrendelen, en doe dat vóór de volgende meting.

Wat gebeurt er met SAP-gebruikers zonder classificatie?

In een productieclient telt de meting een niet-geclassificeerde gebruiker met het standaardtype van de prijslijst. Dat is Professional of, bij de oudere componentenprijslijst, Operational. Het duurste type dus. Controleer vóór elke meting in USMM of alle gebruikers een contractueel type hebben dat past bij wat ze doen.

Wie heeft er geen Professional-licentie nodig?

Medewerkers die alleen hun eigen gegevens bijhouden, zoals uren, verlof, declaraties of een bestelaanvraag. Voor dat werk kennen de meeste contracten een goedkoper type, zoals Employee of Limited Professional. Welke typen je mag gebruiken, staat in je eigen contract. Speciale typen zonder contractuele afspraak telt SAP als Professional.

Verder lezen

Wat is een licentieaudit en waarom krijg je er een?Beheer · 17 min
De duurste medewerker is degene die al weg isUit dienst · 10 min
Wat je moet weten voordat je een verlenging tekent.Onderhandelen · 9 min
Waarom één keer opruimen niet werktBeheer · 8 min