Atlassian

Atlassian-licenties verminderen: ongebruikte Jira- en Confluence-licenties opsporen

Atlassian rekent per gebruiker met toegang, niet per gebruiker die werkt. Wie toegang tot Jira of Confluence heeft, telt mee, ook als hij de uitnodiging nooit heeft geaccepteerd.

2 secondenop een pagina is voor Atlassian al 'actief'

tot 24 uurvertraging van de laatste-activiteitsdatum

USD 7.000verschil per jaar tussen de Jira-tiers 201-300 en 101-200 (Standard)

Jira en Confluence groeien mee met elk project. Iemand krijgt toegang om één ticket te volgen, een leverancier moet een pagina lezen, een stagiair werkt drie maanden mee. De toegang blijft staan, en Atlassian rekent iedereen met toegang mee, ook wie de uitnodiging nooit heeft geaccepteerd.

Waar het geld zit

Op twee plekken. De eerste is de tier. Een jaarabonnement wordt afgerekend op een gebruikerstier, niet per persoon. Volgens de licentiepagina van Atlassian (opent in een nieuw tabblad) (Engels) kost Jira Standard voor 201 tot 300 gebruikers USD 23.500 per jaar, en voor 101 tot 200 gebruikers USD 16.500. Een organisatie met 205 gebruikers betaalt dus USD 7.000 per jaar extra voor vijf mensen. Wie bij de verlenging onder de grens zit, valt een tier lager.

De tweede plek is de Marketplace. Apps voor Jira worden volgens Atlassian (opent in een nieuw tabblad) (Engels) afgerekend op het maximale aantal Jira-gebruikers op je site. Elke overbodige Jira-gebruiker kost dus ook geld bij elke app die je erbij hebt. Een tijdregistratie- of testapp duwt het verschil tussen twee tiers snel verder op.

Daarnaast draaien koppelingen en automatiseringen vaak op een gewoon gebruikersaccount. Een service account (opent in een nieuw tabblad) (Engels) telt niet mee voor de gebruikerslimiet. Een persoonlijk account voor een integratie wel.

Wat het beheerportaal wel en niet laat zien

De gebruikersexport toont per app de laatste activiteit. Daarmee vind je de accounts die al maanden stilstaan. Maar de drempel is laag: volgens de documentatie van Atlassian (opent in een nieuw tabblad) (Engels) is een pagina twee seconden bekijken genoeg. Wie één keer per maand vanuit een mailnotificatie een ticket opent, is actief en houdt zijn licentie. Of iemand werkelijk werk in Jira doet, of alleen meeleest en met een andere oplossing toe kan, zie je alleen door het gebruik over meerdere maanden te volgen.

Wat Atlassian zelf over gebruik vertelt.

Het signaal dat de leverancier geeft en wat het wel en niet betekent.

Laatste activiteit per app (Last seen in Jira, Last seen in Confluence) in de gebruikersexport van Atlassian Administration: Actief betekent volgens Atlassian: minimaal 2 seconden een pagina van de app hebben bekeken. Eén keer een ticket openen uit een mailnotificatie is genoeg. De datum loopt tot 24 uur achter.
App-toegang en rol per gebruiker (tabblad Apps op het gebruikersprofiel): Bepaalt wat je betaalt. Toegang komt via groepen, vaak de standaardgroep van een app. Wie in twee groepen zit, houdt toegang als je er één weghaalt.
Gebruikersaantal per plan (Atlassian Administration > Products > User counts): Het aantal gebruikers met toegang tot minstens één app, inclusief openstaande uitnodigingen. Atlassian noemt het zelf een indicatie van de factuur, geen factuurcijfer.

Waar je zelf kunt kijken.

01
Atlassian Administration > Directory > Users > Export users: exporteer alle gebruikers met de kolommen Last seen per app en zet ze naast de lijst met app-toegang. Documentatie (opent in een nieuw tabblad)
02
Directory > Users > gebruiker > tabblad Apps > ••• > Remove access: haalt de gebruiker uit alle groepen die toegang tot die app geven. Documentatie (opent in een nieuw tabblad)
03
Directory > Users > gebruiker > ••• > Suspend access of Remove user: in beide gevallen stopt de facturering voor die gebruiker. Documentatie (opent in een nieuw tabblad)
04
Automatiseren: de API User's last active dates geeft per gebruiker per app de datum van de laatste activiteit. Documentatie (opent in een nieuw tabblad)

Wat meestal inactief blijkt

Vertrokken medewerkers die nog in de standaardgroep van Jira of Confluence staan, uitnodigingen die nooit zijn geaccepteerd maar wel meetellen, integraties en automatiseringen die op een gewoon gebruikersaccount draaien in plaats van op een service account en Marketplace-apps die voor het volle aantal Jira-gebruikers worden betaald.

Wij lezen Atlassian al uit.

Met alleen leesrechten, zonder installatie. Je krijgt per licentie en per medewerker te zien wat er inactief is en wat opzeggen oplevert. No cure, no pay.

Plan een doorlichting

Vragen over Atlassian-licenties.

Hoe zie ik welke Jira-gebruikers niet actief zijn?

Ga in Atlassian Administration naar Directory > Users en kies Export users. De export bevat per gebruiker de kolom Last seen per app. Sorteer op die datum. Gebruikers die Jira of Confluence al 90 dagen niet hebben gebruikt en geen vaste rol hebben, zijn kandidaten om de toegang in te trekken.

Stopt de Atlassian-factuur als ik een gebruiker de toegang ontneem?

Ja, voor die gebruiker. Na Remove access, Suspend access of Remove user telt hij niet meer mee. Bij een maandabonnement geldt wel Maximum Quantity Billing: je betaalt voor het hoogste aantal in de lopende periode. De verlaging zie je pas op de volgende factuur.

Tellen service accounts mee voor mijn Jira-licenties?

Service accounts die je aanmaakt onder Directory > Service accounts tellen niet mee voor de gebruikerslimiet van Jira of Confluence. Een integratie die op een gewoon gebruikersaccount draait, telt wel mee. Het loont dus om koppelingen en automatiseringen naar een service account te verhuizen en het oude account te verwijderen.

Verder lezen

De duurste medewerker is degene die al weg isUit dienst · 10 min
Wat je moet weten voordat je een verlenging tekent.Onderhandelen · 9 min