Ongebruikte Power BI Pro-licenties vinden: wie maakt rapporten en wie kijkt alleen

Power BI begint vaak klein. Een controller bouwt een dashboard, deelt het met het managementteam, en iedereen die het wil zien, krijgt een Pro-licentie. Twee jaar later heeft de helft van de organisatie Pro, terwijl maar een handvol mensen rapporten maakt.

Waar het geld zit

Bij de kijkers. Pro is nodig om rapporten te maken en te delen. Om ze alleen te bekijken is het niet altijd nodig: staat de werkruimte op een Fabric-capaciteit van F64 of groter, dan volstaat volgens Microsoft (opent in een nieuw tabblad) (Engels) een gratis licentie met de rol Viewer. Organisaties die zo’n capaciteit al hebben, betalen dan dubbel voor elke kijker met Pro. Veertig kijkers met Pro kosten 40 × € 12,10 × 12 = € 5.808 per jaar.

Daarnaast bevat Microsoft 365 E5 volgens Microsoft (opent in een nieuw tabblad) (Engels) al een Pro-licentie. Een losse Pro-licentie voor een E5-gebruiker is dubbel betaald. Dat ontstaat vaak bij een migratie naar E5, als de oude Pro-licenties niet worden opgezegd.

Derde bron: proefversies. De organisatiebrede proef van Pro loopt 30 dagen met maximaal 25 licenties, en daarna wordt er gefactureerd. Wie aankopen via self-service toestaat, vindt ook licenties die medewerkers zelf hebben gekocht.

Wat het beheerportaal wel en niet laat zien

Het beheercentrum toont wie een licentie heeft, niet wat iemand ermee doet. Dat staat in het auditlogboek, per handeling: rapport gemaakt, gedeeld, bekeken. Het rapport Feature Usage and Adoption kijkt maar 30 dagen terug, de API 28 dagen. Voor een betrouwbaar beeld moet je het logboek over meerdere maanden verzamelen en per gebruiker samenvatten, want een kwartaalrapportage die één keer per kwartaal wordt gemaakt, valt anders buiten beeld.